Defina um contrato de resultados
Utilize os primeiros 60 a 90 segundos para preencher esta grelha:
| Campo | Pergunta |
|---|---|
| Função | Quem sou eu neste cenário? |
| Público | Quem vai ouvir a apresentação e o que sabe? |
| Decisão | O que deve o público decidir, aprovar, compreender ou fazer? |
| Tarefas | Que resultados distintos são solicitados? |
| Âmbito | Que temas, período, população ou opções estão incluídos? |
| Exclusões | O que não devo utilizar nem abordar? |
| Tempo | Quais são os limites para a preparação, a apresentação e as perguntas e respostas? |
| Materiais | Que notas, documentos ou recursos visuais são permitidos? |
| Competências | Que comportamentos são mencionados ou fortemente implícitos? |
| Data | O que significa «hoje» no cenário fictício? |
Este contrato de resultados torna-se o critério de avaliação de todas as notas. Se uma informação não ajudar a cumprir o contrato, é secundária.
Verbos de comando
| Verbo | Operação exigida | Erro comum |
|---|---|---|
| Resumir / apresentar uma visão geral | Selecionar e organizar os factos principais sem juízos desnecessários | Enumerar todos os documentos |
| Descrever | Explicar o que existe ou aconteceu | Acrescentar recomendações que não foram solicitadas |
| Comparar | Apresentar semelhanças e diferenças relevantes com base em dimensões comuns | Apresentar pequenos resumos separados sem qualquer comparação |
| Analisar | Explicar relações, causas, implicações, tensões ou padrões | Repetir factos |
| Apreciar / avaliar | Aplicar critérios e formular um juízo fundamentado | Dizer «bom» ou «mau» sem apresentar critérios |
| Definir prioridades | Ordenar os elementos e explicar essa ordem | Classificar tudo como urgente |
| Recomendar / aconselhar | Escolher uma ação e justificá-la | Apresentar um conjunto de opções sem as ordenar |
| Propor um compromisso | Proteger os interesses fundamentais, exigindo simultaneamente cedências recíprocas | Escolher o ponto médio aritmético |
| Elaborar um plano de execução | Definir ações, responsável, sequência, calendário, recursos, riscos e acompanhamento | Reiterar os objetivos estratégicos |
| Informar / persuadir | Adaptar o nível de detalhe e o enquadramento às necessidades de decisão do público | Fazer uma apresentação genérica |
Converter tarefas em secções de resposta
Suponha que a tarefa lhe pede que:
- •identifique os principais problemas operacionais;
- •compare dois modelos de prestação;
- •recomende a melhor forma de avançar.
Crie exatamente três secções principais. Não permita que uma controvérsia interessante entre partes interessadas consuma o tempo necessário para formular a recomendação.
Atribua um tempo a cada secção. Exemplo para oito minutos:
- •Introdução e conclusão principal: 0:40.
- •Problemas: 1:40.
- •Opções: 2:00.
- •Recomendação e execução: 3:10.
- •Encerramento: 0:30.
Análise do público
Coloque quatro questões:
- Que decisão pode este público tomar?
- De que nível de detalhe necessitará para defender essa decisão?
- Que riscos suscitarão maior preocupação?
- Que vocabulário e nível de tecnicidade são adequados?
Um chefe de unidade precisa de uma ação recomendada, das respetivas implicações em termos de recursos e dos pontos que exigem encaminhamento para um nível hierárquico superior. Um gabinete político poderá precisar de conhecer o impacto nas partes interessadas e a possibilidade de defender publicamente a decisão. Um painel técnico poderá precisar da metodologia e dos pressupostos. Os mesmos factos exigem ênfases diferentes.
Respeito pelos limites da função
Não atribua a si próprio uma autoridade que o cenário não lhe confere.
Utilize uma linguagem diferenciada:
- •"Recomendo que o diretor aprove..."
- •"Solicitaria ao Serviço Jurídico que validasse..."
- •"Sob reserva de confirmação orçamental..."
- •"Encaminharia a questão não resolvida relativa à proteção de dados para um nível hierárquico superior..."
- •"No âmbito das minhas funções, coordenaria..."
O respeito pelos limites da função demonstra capacidade de discernimento, não passividade.