Określ wymagania dotyczące wyniku
W ciągu pierwszych 60–90 sekund uzupełnij poniższą tabelę:
| Pole | Pytanie |
|---|---|
| Rola | Kim jestem w opisanej sytuacji? |
| Odbiorcy | Kto będzie tego słuchać i jaką wiedzę już ma? |
| Decyzja | Co odbiorcy muszą zdecydować, zatwierdzić, zrozumieć lub zrobić? |
| Zadania | Jakich odrębnych rezultatów się oczekuje? |
| Zakres | Jakie tematy, okres, grupę lub warianty należy uwzględnić? |
| Wyłączenia | Z czego nie wolno mi korzystać ani czego omawiać? |
| Czas | Jakie są limity czasu na przygotowanie, prezentację oraz pytania i odpowiedzi? |
| Materiały | Jakie notatki, dokumenty lub pomoce wizualne są dozwolone? |
| Kompetencje | Jakie zachowania wskazano wprost lub wyraźnie zasugerowano? |
| Data | Co oznacza „dzisiaj” w fikcyjnym scenariuszu? |
Tak określone wymagania stają się kryterium oceny każdej notatki. Jeśli dana informacja nie pomaga ich spełnić, ma drugorzędne znaczenie.
Czasowniki określające polecenia
| Czasownik | Wymagane działanie | Typowy błąd |
|---|---|---|
| Podsumuj / przedstaw ogólny zarys | Wybierz i uporządkuj najważniejsze fakty bez zbędnego ich oceniania | Wymienianie wszystkich dokumentów |
| Opisz | Wyjaśnij, co istnieje lub co się wydarzyło | Dodawanie rekomendacji, o które nie proszono |
| Porównaj | Przedstaw istotne podobieństwa i różnice na podstawie wspólnych kryteriów | Przedstawianie odrębnych krótkich podsumowań bez dokonania porównania |
| Przeanalizuj | Wyjaśnij zależności, przyczyny, konsekwencje, napięcia lub prawidłowości | Powtarzanie faktów |
| Oceń | Zastosuj kryteria i sformułuj uzasadnioną ocenę | Stwierdzanie, że coś jest „dobre” lub „złe”, bez podania kryteriów |
| Ustal priorytety | Uporządkuj elementy według ważności i uzasadnij ich kolejność | Uznawanie wszystkiego za pilne |
| Rekomendacja / doradztwo | Wybór działania i jego uzasadnienie | Przedstawienie nieuszeregowanej listy możliwości |
| Zaproponowanie kompromisu | Ochrona kluczowych interesów przy jednoczesnym wymaganiu wzajemnych ustępstw | Wybór średniej arytmetycznej |
| Opracowanie planu wdrożenia | Określenie działań, osób odpowiedzialnych, kolejności, terminów, zasobów, ryzyka i monitorowania | Powtórzenie celów polityki |
| Przedstawienie informacji / przekonanie odbiorców | Dostosowanie poziomu szczegółowości i sposobu przedstawienia do potrzeb decyzyjnych odbiorców | Wygłoszenie ogólnego wykładu |
Przekształcenie zadań w sekcje odpowiedzi
Załóżmy, że w zadaniu należy:
- •wskazać główne problemy operacyjne;
- •porównać dwa modele realizacji;
- •zarekomendować dalsze działania.
Należy utworzyć dokładnie trzy główne sekcje. Nie należy poświęcać interesującemu sporowi między zainteresowanymi stronami czasu potrzebnego na przedstawienie rekomendacji.
Przy każdej sekcji należy określić limit czasu. Przykład dla ośmiu minut:
- •Wprowadzenie i najważniejszy wniosek: 0:40.
- •Problemy: 1:40.
- •Możliwe rozwiązania: 2:00.
- •Rekomendacja i realizacja: 3:10.
- •Zakończenie: 0:30.
Analiza odbiorców
Należy zadać cztery pytania:
- Jaką decyzję mogą podjąć ci odbiorcy?
- Jakich szczegółów będą potrzebować, aby uzasadnić tę decyzję?
- Które rodzaje ryzyka będą ich najbardziej niepokoić?
- Jakie słownictwo i jaki poziom techniczności będą dla nich odpowiednie?
Kierownik działu potrzebuje rekomendacji dotyczącej działania, informacji o zapotrzebowaniu na zasoby oraz wskazania kwestii wymagających eskalacji. Gabinet polityczny może potrzebować informacji o wpływie na zainteresowane strony i możliwości publicznego uzasadnienia decyzji. Zespół techniczny może potrzebować metodologii i założeń. Te same fakty wymagają odmiennego rozłożenia akcentów.
Przestrzeganie zakresu roli
Nie należy przypisywać sobie uprawnień, których nie przewidziano w opisanej sytuacji.
Należy stosować sformułowania odzwierciedlające zakres uprawnień:
- •„Zalecam, aby dyrektor zatwierdził...”
- •„Zwróciłbym się do Służby Prawnej o weryfikację...”
- •„Z zastrzeżeniem potwierdzenia dostępności budżetu...”
- •„Przekazałbym nierozstrzygniętą kwestię ochrony danych na wyższy szczebel...”
- •„W ramach swojej roli koordynowałbym...”
Przestrzeganie zakresu roli świadczy o trafnej ocenie sytuacji, a nie o bierności.