Erstellen Sie einen Ergebnisrahmen
Nutzen Sie die ersten 60 bis 90 Sekunden, um diese Tabelle auszufüllen:
| Feld | Frage |
|---|---|
| Rolle | Wer bin ich in diesem Szenario? |
| Zielgruppe | Wer wird dies hören, und welches Vorwissen hat diese Zielgruppe? |
| Entscheidung | Was muss die Zielgruppe entscheiden, genehmigen, verstehen oder tun? |
| Aufgaben | Welche konkreten Ergebnisse werden verlangt? |
| Umfang | Welche Themen, welcher Zeitraum, welche Personengruppe oder welche Optionen sind eingeschlossen? |
| Ausschlüsse | Was darf ich nicht verwenden oder erörtern? |
| Zeit | Welche Zeitvorgaben gelten für Vorbereitung, Präsentation und Fragen und Antworten? |
| Materialien | Welche Notizen, Dokumente oder visuellen Hilfsmittel sind zulässig? |
| Kompetenzen | Welche Verhaltensweisen werden ausdrücklich genannt oder eindeutig vorausgesetzt? |
| Datum | Was bedeutet „heute“ im fiktiven Szenario? |
Dieser Ergebnisrahmen wird zum Maßstab für jede Notiz. Wenn Informationen nicht dazu beitragen, die Vorgaben des Rahmens zu erfüllen, sind sie zweitrangig.
Handlungsverben
| Verb | Erforderliche Vorgehensweise | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Zusammenfassen / einen Überblick geben | Die wichtigsten Fakten auswählen und strukturieren, ohne unnötige Wertung | Jedes Dokument auflisten |
| Beschreiben | Erläutern, was vorhanden ist oder geschehen ist | Nicht verlangte Empfehlungen hinzufügen |
| Vergleichen | Aussagekräftige Gemeinsamkeiten und Unterschiede anhand einheitlicher Kriterien aufzeigen | Separate Kurzzusammenfassungen ohne tatsächlichen Vergleich geben |
| Analysieren | Zusammenhänge, Ursachen, Auswirkungen, Spannungen oder Muster erklären | Fakten wiederholen |
| Beurteilen / bewerten | Kriterien anwenden und zu einem begründeten Urteil gelangen | Ohne Kriterien „gut“ oder „schlecht“ sagen |
| Priorisieren | Punkte in eine Rangfolge bringen und diese Reihenfolge begründen | Alles als dringend bezeichnen |
| Empfehlen / beraten | Maßnahme auswählen und begründen | Eine nicht priorisierte Auswahl anbieten |
| Einen Kompromiss vorschlagen | Kerninteressen schützen und zugleich gegenseitiges Entgegenkommen verlangen | Den rechnerischen Mittelwert wählen |
| Einen Umsetzungsplan entwickeln | Maßnahmen, Verantwortliche, Reihenfolge, Zeitplan, Ressourcen, Risiken und Überwachung festlegen | Politische Ziele erneut formulieren |
| Informieren / überzeugen | Detailgrad und Darstellung an den Entscheidungsbedarf der Zielgruppe anpassen | Einen allgemeinen Vortrag halten |
Aufgaben in Antwortabschnitte umwandeln
Angenommen, die Aufgabenstellung verlangt von Ihnen:
- •die wichtigsten operativen Probleme zu ermitteln;
- •zwei Umsetzungsmodelle zu vergleichen;
- •eine Empfehlung für das weitere Vorgehen abzugeben.
Erstellen Sie genau drei Hauptabschnitte. Lassen Sie nicht zu, dass eine interessante Kontroverse unter den Interessenträgern die Zeit beansprucht, die Sie für die Empfehlung benötigen.
Legen Sie für jeden Abschnitt ein Zeitbudget fest. Beispiel für acht Minuten:
- •Einstieg und Fazit: 0:40.
- •Probleme: 1:40.
- •Optionen: 2:00.
- •Empfehlung und Umsetzung: 3:10.
- •Abschluss: 0:30.
Zielgruppenanalyse
Stellen Sie vier Fragen:
- Welche Entscheidung kann diese Zielgruppe treffen?
- Welche Einzelheiten benötigt sie, um diese Entscheidung zu begründen?
- Welche Risiken werden ihr die größten Sorgen bereiten?
- Welcher Wortschatz und welcher Grad an Fachlichkeit sind für sie angemessen?
Eine Referatsleitung benötigt eine Handlungsempfehlung, Informationen zu den Auswirkungen auf die Ressourcen und Hinweise darauf, wann eine Eskalation erforderlich ist. Ein politisches Büro benötigt möglicherweise Informationen zu den Auswirkungen auf die Interessenträger und zur öffentlichen Vertretbarkeit. Ein Fachgremium benötigt möglicherweise Angaben zur Methodik und zu den Annahmen. Dieselben Fakten erfordern unterschiedliche Schwerpunkte.
Rollendisziplin
Maßen Sie sich keine Befugnisse an, die Ihnen das Szenario nicht einräumt.
Verwenden Sie abgestufte Formulierungen:
- •„Ich empfehle, dass die Direktorin oder der Direktor ... genehmigt.“
- •„Ich würde den Juristischen Dienst bitten, ... zu validieren.“
- •„Vorbehaltlich der Bestätigung des Budgets ...“
- •„Ich würde die ungelöste Datenschutzfrage eskalieren ...“
- •„Im Rahmen meiner Rolle würde ich ... koordinieren.“
Rollendisziplin zeugt von Urteilsvermögen, nicht von Passivität.