Établir un cahier des charges du livrable
Consacrez les 60 à 90 premières secondes à remplir cette grille :
| Champ | Question |
|---|---|
| Rôle | Quel est mon rôle dans le scénario ? |
| Public | À qui vais-je m’adresser et que sait ce public ? |
| Décision | Que doit décider, approuver, comprendre ou faire le public ? |
| Tâches | Quels livrables distincts sont demandés ? |
| Périmètre | Quels sujets, quelle période, quelle population ou quelles options sont inclus ? |
| Exclusions | Quels éléments ne dois-je pas utiliser ou aborder ? |
| Temps | Quelles sont les limites de temps pour la préparation, la présentation et les questions-réponses ? |
| Supports | Quelles notes, quels documents ou quels supports visuels sont autorisés ? |
| Compétences | Quels comportements sont explicitement mentionnés ou fortement sous-entendus ? |
| Date | À quelle date correspond « aujourd’hui » dans le scénario fictif ? |
Ce cahier des charges devient le critère d’évaluation de chaque note. Toute information qui ne contribue pas à le respecter est secondaire.
Verbes de consigne
| Verbe | Opération requise | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Résumer / donner une vue d’ensemble | Sélectionner et organiser les faits essentiels sans porter de jugement superflu | Énumérer tous les documents |
| Décrire | Expliquer ce qui existe ou ce qui s’est produit | Ajouter des recommandations qui n’ont pas été demandées |
| Comparer | Présenter les similitudes et les différences pertinentes selon des dimensions communes | Fournir des mini-résumés séparés sans établir de comparaison |
| Analyser | Expliquer les relations, les causes, les implications, les tensions ou les tendances | Répéter les faits |
| Apprécier / évaluer | Appliquer des critères et parvenir à un jugement motivé | Dire « bon » ou « mauvais » sans définir de critères |
| Hiérarchiser | Classer les éléments et expliquer leur ordre | Qualifier chaque élément d’urgent |
| Recommander / conseiller | Choisir une action et la justifier | Proposer un éventail d’options non hiérarchisées |
| Proposer un compromis | Protéger les intérêts fondamentaux tout en exigeant des concessions réciproques | Choisir la moyenne arithmétique |
| Élaborer un plan de mise en œuvre | Définir les actions, les responsables, l’ordre, le calendrier, les ressources, les risques et le suivi | Reformuler les objectifs stratégiques |
| Informer / convaincre | Adapter le niveau de détail et l’angle de présentation aux besoins décisionnels du public | Donner un exposé générique |
Transformez les tâches en sections de réponse
Supposons que la consigne vous demande de :
- •recenser les principaux problèmes opérationnels ;
- •comparer deux modèles de mise en œuvre ;
- •recommander la marche à suivre.
Créez exactement trois sections principales. Ne laissez pas une controverse intéressante entre parties prenantes accaparer le temps nécessaire à la recommandation.
Indiquez le temps imparti à côté de chaque section. Exemple pour huit minutes :
- •Introduction et conclusion principale : 0:40.
- •Problèmes : 1:40.
- •Options : 2:00.
- •Recommandation et mise en œuvre : 3:10.
- •Conclusion : 0:30.
Analyse du public
Posez quatre questions :
- Quelle décision ce public peut-il prendre ?
- De quelles précisions aura-t-il besoin pour défendre cette décision ?
- Quels risques le préoccuperont le plus ?
- Quel vocabulaire et quel niveau de technicité lui conviennent ?
Un chef d’unité a besoin d’une recommandation, d’une évaluation des ressources nécessaires et de savoir quels points doivent être transmis à l’échelon supérieur. Un cabinet politique peut avoir besoin de connaître les conséquences pour les parties prenantes et de pouvoir défendre publiquement la décision. Un groupe d’experts techniques peut avoir besoin de la méthodologie et des hypothèses retenues. Les mêmes faits exigent une mise en valeur différente.
Respect du rôle
Ne vous attribuez pas une autorité que le scénario ne vous confère pas.
Employez des formulations nuancées :
- •« Je recommande que le directeur approuve... »
- •« Je demanderais au service juridique de valider... »
- •« Sous réserve de confirmation budgétaire... »
- •« Je transmettrais à l’échelon supérieur la question non résolue relative à la protection des données... »
- •« Dans le cadre de mes fonctions, je coordonnerais... »
Respecter les limites de son rôle témoigne de discernement, et non de passivité.