Съставете рамка с изисквания към крайния резултат
Използвайте първите 60 до 90 секунди, за да попълните тази таблица:
| Поле | Въпрос |
|---|---|
| Роля | Каква е ролята ми в ситуацията? |
| Аудитория | Кой ще ме слуша и какво знае? |
| Решение | Какво трябва да реши, одобри, разбере или направи аудиторията? |
| Задачи | Какви отделни резултати се изискват? |
| Обхват | Кои теми, период, група или възможности са включени? |
| Изключения | Какво не трябва да използвам или обсъждам? |
| Време | Какви са ограниченията за подготовката, представянето и въпросите и отговорите? |
| Материали | Какви бележки, документи или визуални помощни средства са разрешени? |
| Компетенции | Кои поведения са изрично посочени или ясно подразбиращи се? |
| Дата | Коя дата означава „днес“ в измислената ситуация? |
Тази рамка с изисквания към крайния резултат се превръща в критерий за всяка бележка. Ако дадена информация не допринася за изпълнението на изискванията, тя е второстепенна.
Глаголи, изразяващи задача
| Глагол | Изисквано действие | Често срещана грешка |
|---|---|---|
| Обобщете / направете преглед | Подберете и систематизирайте основните факти без излишни оценки | Изброяване на всички документи |
| Опишете | Обяснете какво съществува или какво се е случило | Добавяне на непоискани препоръки |
| Сравнете | Покажете съществените прилики и разлики по общи показатели | Представяне на отделни кратки обобщения без съпоставка |
| Анализирайте | Обяснете взаимовръзките, причините, последиците, противоречията или закономерностите | Повтаряне на факти |
| Преценете / оценете | Приложете критерии и стигнете до аргументирана преценка | Определяне като „добро“ или „лошо“ без критерии |
| Подредете по приоритет | Класирайте елементите и обяснете последователността | Определяне на всичко като спешно |
| Препоръчайте / посъветвайте | Изберете действие и го обосновете | Предлагане на неподреден по приоритети списък с варианти |
| Предложете компромис | Защитете основните интереси, като същевременно изискате насрещни отстъпки | Избиране на средноаритметичната стойност |
| Разработете план за изпълнение | Определете действията, отговорника, последователността, сроковете, ресурсите, рисковете и мониторинга | Преразказване на целите на политиката |
| Представете накратко / убедете | Адаптирайте подробностите и начина на представяне към потребностите на аудиторията при вземане на решение | Изнасяне на обща лекция |
Превърнете задачите в раздели за отговор
Да предположим, че задачата изисква от Вас:
- •да установите основните оперативни проблеми;
- •да сравните два модела за предоставяне;
- •да препоръчате бъдещ курс на действие.
Създайте точно три основни раздела. Не позволявайте интересен спор между заинтересованите страни да отнеме времето, необходимо за препоръката.
Определете времеви бюджет за всеки раздел. Пример за осем минути:
- •Въведение и основен извод: 0:40.
- •Проблеми: 1:40.
- •Варианти: 2:00.
- •Препоръка и изпълнение: 3:10.
- •Заключение: 0:30.
Анализ на аудиторията
Задайте четири въпроса:
- Какво решение може да вземе тази аудитория?
- Какви подробности ще са ѝ необходими, за да защити това решение?
- Кои рискове ще я тревожат най-много?
- Каква терминология и какво ниво на техническа сложност са подходящи за нея?
Ръководителят на отдел се нуждае от препоръчано действие, последиците за ресурсите и въпросите, които трябва да бъдат отнесени към по-високо ниво. Политическият кабинет може да се нуждае от оценка на въздействието върху заинтересованите страни и възможността решението да бъде защитено публично. Техническата комисия може да се нуждае от методологията и допусканията. Едни и същи факти изискват различен акцент.
Придържане към ролята
Не си приписвайте правомощия, които не са Ви дадени в сценария.
Използвайте степенувани формулировки:
- •"Препоръчвам директорът да одобри..."
- •"Бих поискал от Правната служба да потвърди..."
- •"При условие че бюджетът бъде потвърден..."
- •"Бих отнесъл нерешения въпрос за защитата на данните към по-високо ниво..."
- •"В рамките на своята роля бих координирал..."
Придържането към ролята показва добра преценка, а не пасивност.