Definire i requisiti dell'output
Utilizzi i primi 60-90 secondi per completare questa griglia:
| Campo | Domanda |
|---|---|
| Ruolo | Chi sono nello scenario? |
| Pubblico | Chi ascolterà e che cosa sa già? |
| Decisione | Che cosa deve decidere, approvare, comprendere o fare il pubblico? |
| Compiti | Quali risultati distinti sono richiesti? |
| Ambito | Quali argomenti, periodi, gruppi di persone od opzioni sono inclusi? |
| Esclusioni | Che cosa non devo utilizzare o trattare? |
| Tempi | Quali sono i limiti per la preparazione, la presentazione e le domande e risposte? |
| Materiali | Quali appunti, documenti o supporti visivi sono consentiti? |
| Competenze | Quali comportamenti sono indicati esplicitamente o chiaramente sottintesi? |
| Data | A quale data corrisponde «oggi» nello scenario fittizio? |
Questi requisiti dell'output diventano il criterio di valutazione di ogni appunto. Se un'informazione non contribuisce a soddisfarli, è secondaria.
Verbi operativi
| Verbo | Operazione richiesta | Errore comune |
|---|---|---|
| Riassumere / fornire una panoramica | Selezionare e organizzare i fatti principali senza formulare giudizi superflui | Elencare ogni documento |
| Descrivere | Spiegare che cosa esiste o che cosa è accaduto | Aggiungere raccomandazioni non richieste |
| Confrontare | Evidenziare analogie e differenze significative utilizzando dimensioni comuni | Fornire mini-riassunti separati senza operare alcun confronto |
| Analizzare | Spiegare relazioni, cause, implicazioni, tensioni o tendenze | Ripetere i fatti |
| Giudicare / valutare | Applicare criteri e formulare un giudizio motivato | Dire «buono» o «cattivo» senza indicare alcun criterio |
| Stabilire le priorità | Ordinare gli elementi per importanza e spiegare l'ordine scelto | Definire tutto urgente |
| Raccomandare / consigliare | Scegliere un'azione e motivarla | Proporre un elenco di opzioni senza stabilire priorità |
| Proporre un compromesso | Tutelare gli interessi fondamentali richiedendo al contempo concessioni reciproche | Scegliere il punto medio aritmetico |
| Elaborare un piano di attuazione | Definire azioni, responsabile, sequenza, tempistiche, risorse, rischi e monitoraggio | Ribadire gli obiettivi strategici |
| Informare / persuadere | Adattare il livello di dettaglio e l'impostazione alle esigenze decisionali del pubblico | Tenere una lezione generica |
Trasformare i compiti in sezioni della risposta
Supponiamo che l'incarico Le chieda di:
- •individuare i principali problemi operativi;
- •confrontare due modelli di erogazione;
- •raccomandare la strada da seguire.
Crei esattamente tre sezioni principali. Non lasci che un'interessante controversia tra le parti interessate sottragga il tempo necessario alla raccomandazione.
Assegni un tempo a ciascuna sezione. Esempio per otto minuti:
- •Introduzione e conclusione principale: 0:40.
- •Problemi: 1:40.
- •Opzioni: 2:00.
- •Raccomandazione e attuazione: 3:10.
- •Chiusura: 0:30.
Analisi del pubblico
Si ponga quattro domande:
- Quale decisione può prendere questo pubblico?
- Di quali dettagli avrà bisogno per motivare tale decisione?
- Quali rischi lo preoccuperanno maggiormente?
- Quali termini e quale livello di tecnicità sono adatti a questo pubblico?
Un capo unità necessita di un'azione raccomandata, delle relative implicazioni in termini di risorse e dei punti che richiedono un'escalation. Un gabinetto politico potrebbe aver bisogno di conoscere l'impatto sui portatori di interessi e la difendibilità pubblica. Un comitato tecnico potrebbe richiedere la metodologia e le ipotesi adottate. Gli stessi fatti richiedono enfasi diverse.
Disciplina di ruolo
Non si attribuisca un'autorità che lo scenario non Le conferisce.
Utilizzi un linguaggio graduato:
- •"Raccomando che il direttore approvi..."
- •"Chiederei al Servizio giuridico di convalidare..."
- •"Fatta salva la conferma del bilancio..."
- •"Sottoporrei al livello superiore la questione irrisolta relativa alla protezione dei dati..."
- •"Nell'ambito del mio ruolo, coordinerei..."
La disciplina di ruolo dimostra capacità di giudizio, non passività.