Definiți cerințele rezultatului final
Folosiți primele 60 până la 90 secunde pentru a completa acest tabel:
| Câmp | Întrebare |
|---|---|
| Rol | Cine sunt eu în acest scenariu? |
| Public | Cine va asculta și ce cunoștințe are? |
| Decizie | Ce trebuie să decidă, să aprobe, să înțeleagă sau să facă publicul? |
| Sarcini | Ce rezultate distincte sunt solicitate? |
| Domeniu | Ce subiecte, perioadă, populație sau opțiuni sunt incluse? |
| Excluderi | Ce nu trebuie să folosesc sau să discut? |
| Timp | Care sunt limitele pentru pregătire, prezentare și sesiunea de întrebări și răspunsuri? |
| Materiale | Ce notițe, documente sau suporturi vizuale sunt permise? |
| Competențe | Ce comportamente sunt menționate sau sugerate în mod clar? |
| Data | Ce reprezintă „astăzi” în scenariul fictiv? |
Aceste cerințe privind rezultatul final devin criteriul de evaluare pentru fiecare notiță. Dacă o informație nu contribuie la îndeplinirea lor, este secundară.
Verbe de comandă
| Verb | Operațiune necesară | Greșeală frecventă |
|---|---|---|
| Rezumați / oferiți o prezentare generală | Selectați și organizați informațiile principale fără aprecieri inutile | Enumerarea fiecărui document |
| Descrieți | Explicați ce există sau ce s-a întâmplat | Adăugarea unor recomandări nesolicitate |
| Comparați | Evidențiați asemănările și diferențele relevante folosind criterii comune | Prezentarea unor mini-rezumate separate, fără comparație |
| Analizați | Explicați relațiile, cauzele, implicațiile, tensiunile sau tiparele | Repetarea faptelor |
| Apreciați / evaluați | Aplicați criterii și formulați o concluzie argumentată | Folosirea calificativelor „bun” sau „rău” fără criterii |
| Stabiliți prioritățile | Clasificați elementele și explicați ordinea | Considerarea tuturor aspectelor drept urgente |
| Recomandați / oferiți consiliere | Alegeți o acțiune și justificați-o | Prezentarea unei liste de opțiuni fără prioritizare |
| Propuneți un compromis | Protejați interesele fundamentale, solicitând în același timp concesii reciproce | Alegerea mediei aritmetice |
| Elaborați un plan de implementare | Definiți acțiunile, responsabilul, succesiunea, calendarul, resursele, riscurile și monitorizarea | Reformularea obiectivelor politicii |
| Informați / convingeți | Adaptați nivelul de detaliu și modul de prezentare la nevoile decizionale ale publicului | Susținerea unei prelegeri generice |
Transformați sarcinile în secțiuni ale răspunsului
Să presupunem că sarcina vă solicită să:
- •identificați principalele probleme operaționale;
- •comparați două modele de furnizare;
- •recomandați o direcție de urmat.
Creați exact trei secțiuni principale. Nu permiteți ca o controversă interesantă între părțile interesate să consume timpul necesar pentru formularea recomandării.
Alocați fiecărei secțiuni un interval de timp. Exemplu pentru opt minute:
- •Introducere și concluzia principală: 0:40.
- •Probleme: 1:40.
- •Opțiuni: 2:00.
- •Recomandare și implementare: 3:10.
- •Încheiere: 0:30.
Analiza publicului
Adresați-vă patru întrebări:
- Ce decizie poate lua acest public?
- De ce informații va avea nevoie pentru a susține acea decizie?
- Ce riscuri îl vor preocupa cel mai mult?
- Ce vocabular și ce nivel de tehnicitate i se potrivesc?
Un șef de unitate are nevoie de o acțiune recomandată, de implicațiile asupra resurselor și de punctele de escaladare. Un cabinet politic poate avea nevoie de impactul asupra părților interesate și de posibilitatea justificării publice. Un grup de experți tehnici poate avea nevoie de metodologie și de ipoteze. Aceleași fapte necesită accente diferite.
Respectarea limitelor rolului
Nu vă atribuiți o autoritate pe care scenariul nu v-o conferă.
Folosiți formulări nuanțate:
- •„Recomand ca directorul să aprobe...”
- •„Aș solicita Serviciului Juridic să valideze...”
- •„Sub rezerva confirmării bugetului...”
- •„Aș escalada problema nerezolvată privind protecția datelor...”
- •„În limitele rolului meu, aș coordona...”
Respectarea limitelor rolului demonstrează discernământ, nu pasivitate.