Δημιουργήστε ένα πλαίσιο απαιτήσεων για το παραδοτέο
Χρησιμοποιήστε τα πρώτα 60 έως 90 δευτερόλεπτα για να συμπληρώσετε αυτόν τον πίνακα:
| Πεδίο | Ερώτηση |
|---|---|
| Ρόλος | Ποιος είμαι στο σενάριο; |
| Κοινό | Ποιος θα το ακούσει και τι γνωρίζει; |
| Απόφαση | Τι πρέπει να αποφασίσει, να εγκρίνει, να κατανοήσει ή να κάνει το κοινό; |
| Εργασίες | Ποια διακριτά παραδοτέα ζητούνται; |
| Πεδίο εφαρμογής | Ποια θέματα, χρονική περίοδος, πληθυσμός ή επιλογές περιλαμβάνονται; |
| Εξαιρέσεις | Τι δεν πρέπει να χρησιμοποιήσω ή να συζητήσω; |
| Χρόνος | Ποια είναι τα όρια προετοιμασίας, παρουσίασης και ερωτήσεων και απαντήσεων; |
| Υλικό | Ποιες σημειώσεις, έγγραφα ή οπτικά βοηθήματα επιτρέπονται; |
| Ικανότητες | Ποιες συμπεριφορές αναφέρονται ή υπονοούνται σαφώς; |
| Ημερομηνία | Ποια είναι η «σημερινή» ημερομηνία στο φανταστικό σενάριο; |
Αυτό το πλαίσιο απαιτήσεων για το παραδοτέο γίνεται το κριτήριο για κάθε σημείωση. Αν μια πληροφορία δεν βοηθά στην εκπλήρωση των απαιτήσεων, είναι δευτερεύουσα.
Ρηματικές οδηγίες
| Ρήμα | Απαιτούμενη ενέργεια | Συνήθης αποτυχία |
|---|---|---|
| Συνοψίστε / δώστε μια επισκόπηση | Επιλέξτε και οργανώστε τα κύρια στοιχεία χωρίς περιττές κρίσεις | Παράθεση κάθε εγγράφου |
| Περιγράψτε | Εξηγήστε τι υπάρχει ή τι συνέβη | Προσθήκη συστάσεων που δεν ζητήθηκαν |
| Συγκρίνετε | Δείξτε ουσιαστικές ομοιότητες και διαφορές με κοινές διαστάσεις σύγκρισης | Παροχή ξεχωριστών σύντομων περιλήψεων χωρίς σύγκριση |
| Αναλύστε | Εξηγήστε σχέσεις, αιτίες, επιπτώσεις, εντάσεις ή μοτίβα | Επανάληψη στοιχείων |
| Αξιολογήστε / εκτιμήστε | Εφαρμόστε κριτήρια και καταλήξτε σε τεκμηριωμένη κρίση | Χαρακτηρισμός ως «καλό» ή «κακό» χωρίς κριτήρια |
| Θέστε προτεραιότητες | Κατατάξτε τα στοιχεία και εξηγήστε τη σειρά | Χαρακτηρισμός όλων ως επείγοντα |
| Διατύπωση σύστασης / παροχή συμβουλών | Επιλέξτε ενέργεια και αιτιολογήστε την | Παροχή μη ιεραρχημένου καταλόγου επιλογών |
| Πρόταση συμβιβασμού | Προστατέψτε τα βασικά συμφέροντα, απαιτώντας παράλληλα αμοιβαίες υποχωρήσεις | Επιλογή του αριθμητικού μέσου |
| Εκπόνηση σχεδίου υλοποίησης | Καθορίστε ενέργειες, υπεύθυνο, αλληλουχία, χρονοδιάγραμμα, πόρους, κινδύνους και παρακολούθηση | Επανάληψη των στόχων πολιτικής |
| Ενημέρωση / πειθώ | Προσαρμόστε το επίπεδο λεπτομέρειας και την παρουσίαση στις ανάγκες λήψης αποφάσεων του κοινού | Παροχή μιας γενικής διάλεξης |
Μετατρέψτε τις εργασίες σε ενότητες απάντησης
Ας υποθέσουμε ότι η άσκηση σας ζητά να:
- •εντοπίσετε τα κύρια επιχειρησιακά προβλήματα;
- •συγκρίνετε δύο μοντέλα υλοποίησης;
- •προτείνετε την ενδεδειγμένη πορεία δράσης.
Δημιουργήστε ακριβώς τρεις βασικές ενότητες. Μην επιτρέψετε σε μια ενδιαφέρουσα διαμάχη μεταξύ ενδιαφερόμενων μερών να καταναλώσει τον χρόνο που απαιτείται για τη διατύπωση της σύστασης.
Σημειώστε δίπλα σε κάθε ενότητα τον χρόνο που θα της αφιερώσετε. Παράδειγμα για οκτώ λεπτά:
- •Εισαγωγή και βασικό συμπέρασμα: 0:40.
- •Προβλήματα: 1:40.
- •Επιλογές: 2:00.
- •Σύσταση και υλοποίηση: 3:10.
- •Κλείσιμο: 0:30.
Ανάλυση κοινού
Θέστε τέσσερα ερωτήματα:
- Ποια απόφαση μπορεί να λάβει αυτό το κοινό;
- Ποιες λεπτομέρειες θα χρειαστεί για να τεκμηριώσει αυτή την απόφαση;
- Ποιοι κίνδυνοι θα το απασχολήσουν περισσότερο;
- Ποιο λεξιλόγιο και ποιο επίπεδο τεχνικότητας είναι κατάλληλα για αυτό;
Ένας προϊστάμενος μονάδας χρειάζεται μια προτεινόμενη ενέργεια, τις επιπτώσεις στους πόρους και τα σημεία κλιμάκωσης. Ένα πολιτικό γραφείο μπορεί να χρειάζεται τις επιπτώσεις για τα ενδιαφερόμενα μέρη και τη δυνατότητα δημόσιας υπεράσπισης. Μια τεχνική επιτροπή μπορεί να χρειάζεται τη μεθοδολογία και τις παραδοχές. Τα ίδια δεδομένα απαιτούν διαφορετική έμφαση.
Τήρηση των ορίων του ρόλου
Μην αποδίδετε στον εαυτό σας αρμοδιότητες που δεν σας παρέχει το σενάριο.
Χρησιμοποιήστε διαβαθμισμένη διατύπωση:
- •"Συστήνω στον διευθυντή να εγκρίνει..."
- •"Θα ζητούσα από τη Νομική Υπηρεσία να επιβεβαιώσει..."
- •"Με την επιφύλαξη της επιβεβαίωσης του προϋπολογισμού..."
- •"Θα κλιμάκωνα το ανεπίλυτο ζήτημα προστασίας δεδομένων..."
- •"Στο πλαίσιο του ρόλου μου, θα συντόνιζα..."
Η τήρηση των ορίων του ρόλου δείχνει κρίση, όχι παθητικότητα.