Доброто управление на файловете не е само козметична мярка. То определя контрола на достъпа, сроковете за съхранение, одитируемостта и възстановяването.
Създаване/събиране, класифициране, съхраняване, извличане, споделяне, архивиране, изтриване. Основният изпитен капан е архивирането да се приема като синоним на изтриването или класифицирането да се пропуска като отделен етап.