Жизнен цикъл на данните: седем етапа, а не шест

Жизненият цикъл на данните обхваща всеки етап от първоначалното постъпване на информацията в дадена организация до окончателното ѝ премахване. Започвате със създаване или събиране на данни, след което ги класифицирате (например като поверителни или публични). След това ги съхранявате, извличате ги при необходимост, споделяте ги с упълномощени лица, архивирате ги, когато вече не се използват активно, и накрая ги изтривате по сигурен начин. Ключовото разграничение е между архивиране и изтриване: архивирането означава преместване на данните за дългосрочно съхранение, откъдето те все още могат да бъдат достъпни при необходимост, докато изтриването означава окончателното им унищожаване. Много кандидати обединяват класифицирането със съхраняването, но класифицирането е отделен етап, който определя правата за достъп и правилата за сроковете на съхранение.

Полезен метод за елиминиране е да потърсите етапа, който определя кой може да вижда данните: това е класифицирането, а не съхраняването. Ако във въпрос са изброени „съхраняване, извличане, споделяне, архивиране, изтриване“, но е пропуснато класифицирането, последователността е непълна. Друг капан е объркването на архивирането с резервното копиране: резервното копие е копие за възстановяване, докато архивирането представлява целенасочено преместване на неактивни данни. За да различите двете, запомнете, че архивираните данни все още могат да бъдат извлечени при поискване, но изтритите — не. Ако в даден сценарий се споменава „съхраняване на документи по правни причини, без те повече да се използват“, това насочва към архивиране, а не към изтриване.

За да се проверите бързо, преминете последователно през седемте етапа, като използвате мнемоничната формула „CC-SSR-AD“: Create/Collect (създаване/събиране), Classify (класифициране), Store (съхраняване), Share (споделяне), Retrieve (извличане), Archive (архивиране), Delete (изтриване). Ако можете да ги изброите в прав и обратен ред, няма да пропуснете етап във въпрос с избор между няколко отговора. Когато видите списък с етапи от жизнения цикъл, винаги проверявайте дали класифицирането се намира преди съхраняването и дали архивирането е преди изтриването.