Η ορθή διαχείριση αρχείων δεν είναι θέμα αισθητικής. Καθορίζει την πρόσβαση, τη διατήρηση, τη δυνατότητα ελέγχου και την ανάκτηση.
Δημιουργία/συλλογή, ταξινόμηση, αποθήκευση, ανάκτηση, κοινοποίηση, αρχειοθέτηση, διαγραφή. Η κύρια εξεταστική παγίδα είναι να αντιμετωπίζεται η αρχειοθέτηση ως συνώνυμο της διαγραφής ή να παραλείπεται η ταξινόμηση ως διακριτό στάδιο.