Datenlebenszyklus: sieben Phasen, nicht sechs

Der Datenlebenszyklus umfasst jeden Schritt vom erstmaligen Eingang von Informationen in einer Organisation bis zu ihrer endgültigen Entfernung. Sie beginnen mit dem Erstellen oder Erheben von Daten und klassifizieren sie anschließend, indem Sie sie beispielsweise als vertraulich oder öffentlich kennzeichnen. Danach speichern Sie die Daten, rufen sie bei Bedarf ab, geben sie an berechtigte Personen weiter, archivieren sie, sobald sie nicht mehr aktiv genutzt werden, und löschen sie schließlich auf sichere Weise. Der entscheidende Unterschied besteht zwischen Archivieren und Löschen: Archivieren bedeutet, Daten in einen Langzeitspeicher zu verschieben, aus dem sie bei Bedarf weiterhin abgerufen werden können, während Löschen bedeutet, sie dauerhaft zu vernichten. Viele Prüfungsteilnehmende fassen das Klassifizieren und Speichern zusammen, doch das Klassifizieren ist eine eigenständige Phase, in der Zugriffsrechte und Aufbewahrungsregeln festgelegt werden.

Ein hilfreicher Ausschlusstrick besteht darin, nach der Phase zu suchen, die bestimmt, wer die Daten einsehen darf: Das ist das Klassifizieren, nicht das Speichern. Wenn in einer Frage „Speichern, Abrufen, Weitergeben, Archivieren, Löschen“ aufgeführt ist und das Klassifizieren fehlt, ist die Abfolge unvollständig. Eine weitere Falle besteht darin, Archivierung mit Datensicherung zu verwechseln: Eine Datensicherung ist eine Kopie für die Wiederherstellung, während eine Archivierung die bewusste Verlagerung inaktiver Daten darstellt. Merken Sie sich zur Unterscheidung, dass archivierte Daten auf Anfrage weiterhin abgerufen werden können, gelöschte Daten hingegen nicht. Wenn in einem Szenario davon die Rede ist, „Unterlagen aus rechtlichen Gründen aufzubewahren, obwohl sie nicht mehr verwendet werden“, weist dies auf Archivieren und nicht auf Löschen hin.

Gehen Sie zur schnellen Selbstkontrolle die sieben Phasen der Reihe nach mithilfe der Eselsbrücke „EE-KSA-AL“ durch: Erstellen/Erheben, Klassifizieren, Speichern, Abrufen, Weitergeben, Archivieren, Löschen. Wenn Sie sie vorwärts und rückwärts aufsagen können, werden Sie bei einer Multiple-Choice-Frage keine Phase übersehen. Prüfen Sie bei einer Liste von Lebenszyklusphasen stets, ob das Klassifizieren vor dem Speichern und das Archivieren vor dem Löschen steht.