Ciclo de vida dos dados: sete etapas, não seis

O ciclo de vida dos dados abrange todas as etapas, desde o momento em que a informação entra pela primeira vez numa organização até à sua remoção definitiva. Começa-se por criar ou recolher os dados e, em seguida, procede-se à sua classificação (por exemplo, assinalando-os como confidenciais ou públicos). Depois, os dados são armazenados, recuperados quando necessário, partilhados com pessoas autorizadas, arquivados quando deixam de estar ativos e, por fim, eliminados de forma segura. O contraste essencial é entre arquivar e eliminar: arquivar significa transferir os dados para um armazenamento de longo prazo, onde continuam acessíveis caso sejam necessários, enquanto eliminar significa destruí-los permanentemente. Muitos candidatos integram a classificação no armazenamento, mas a classificação é uma etapa distinta que determina os direitos de acesso e as regras de conservação.

Um truque de eliminação útil consiste em procurar a etapa que controla quem pode ver os dados: trata-se da classificação, não do armazenamento. Se uma pergunta enumerar «armazenar, recuperar, partilhar, arquivar, eliminar» e omitir a classificação, a sequência está incompleta. Outra armadilha consiste em confundir arquivo com cópia de segurança: uma cópia de segurança é uma cópia destinada à recuperação, enquanto o arquivo é a transferência intencional de dados inativos. Para reconhecer a diferença, lembre-se de que os dados arquivados continuam a poder ser recuperados mediante pedido, mas os dados eliminados não. Se um cenário mencionar «conservar registos por motivos legais, embora já não sejam utilizados», isso remete para o arquivo, não para a eliminação.

Para testar rapidamente os seus conhecimentos, percorra as sete etapas por ordem utilizando a mnemónica «CC-SSR-AD»: Criar/Recolher, Classificar, Armazenar, Partilhar, Recuperar, Arquivar, Eliminar. Se conseguir recitá-las de trás para a frente e da frente para trás, não deixará escapar nenhuma etapa numa pergunta de escolha múltipla. Quando vir uma lista de etapas do ciclo de vida, verifique sempre se a classificação aparece antes do armazenamento e se o arquivo aparece antes da eliminação.