Ciclo de vida de los datos: siete etapas, no seis

El ciclo de vida de los datos abarca todas las etapas, desde que la información entra por primera vez en una organización hasta que se elimina definitivamente. Se comienza creando o recopilando los datos y, después, se clasifican (por ejemplo, marcándolos como confidenciales o públicos). A continuación, se almacenan, se recuperan cuando es necesario, se comparten con personas autorizadas, se archivan cuando dejan de estar activos y, por último, se eliminan de forma segura. La diferencia fundamental se encuentra entre archivar y eliminar: archivar significa trasladar los datos a un almacenamiento de larga duración desde el que todavía pueden consultarse si es necesario, mientras que eliminar significa destruirlos permanentemente. Muchos candidatos integran la clasificación en el almacenamiento, pero clasificar constituye una etapa distinta que determina los derechos de acceso y las normas de conservación.

Un truco útil de descarte consiste en buscar la etapa que controla quién puede ver los datos: esa etapa es la clasificación, no el almacenamiento. Si una pregunta enumera «almacenar, recuperar, compartir, archivar y eliminar» y omite la clasificación, la secuencia está incompleta. Otra trampa consiste en confundir el archivo con la copia de seguridad: una copia de seguridad es una copia destinada a la recuperación, mientras que el archivo es el traslado deliberado de datos inactivos. Para distinguirlos, recuerde que los datos archivados todavía pueden recuperarse cuando se solicitan, pero los eliminados no. Si un supuesto menciona «conservar registros por motivos legales, aunque ya no se utilicen», se refiere al archivo, no a la eliminación.

Para ponerse a prueba rápidamente, repase por orden las siete etapas mediante la regla mnemotécnica «CC-ACR-AE»: Crear/recopilar, Clasificar, Almacenar, Compartir, Recuperar, Archivar y Eliminar. Si puede recitarlas hacia delante y hacia atrás, no omitirá ninguna etapa en una pregunta de opción múltiple. Cuando vea una lista de etapas del ciclo de vida, compruebe siempre que la clasificación figure antes del almacenamiento y el archivo antes de la eliminación.