Κύκλος ζωής δεδομένων: επτά στάδια, όχι έξι

Ο κύκλος ζωής των δεδομένων καλύπτει κάθε βήμα από τη στιγμή που οι πληροφορίες εισέρχονται για πρώτη φορά σε έναν οργανισμό έως τη στιγμή που τελικά αφαιρούνται. Αρχίζετε με τη δημιουργία ή συλλογή δεδομένων, έπειτα τα ταξινομείτε (για παράδειγμα, επισημαίνοντάς τα ως εμπιστευτικά ή δημόσια). Στη συνέχεια τα αποθηκεύετε, τα ανακτάτε όταν χρειάζονται, τα κοινοποιείτε σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, τα αρχειοθετείτε όταν δεν είναι πλέον ενεργά και, τέλος, τα διαγράφετε με ασφάλεια. Η βασική διάκριση είναι μεταξύ αρχειοθέτησης και διαγραφής: η αρχειοθέτηση σημαίνει μεταφορά δεδομένων σε μακροχρόνια αποθήκευση, όπου μπορούν ακόμη να προσπελαστούν αν απαιτηθεί, ενώ η διαγραφή σημαίνει μόνιμη καταστροφή τους. Πολλοί υποψήφιοι συγχωνεύουν την ταξινόμηση με την αποθήκευση, όμως η ταξινόμηση είναι διακριτό στάδιο που καθορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης και τους κανόνες διατήρησης.

Ένα χρήσιμο τέχνασμα αποκλεισμού είναι να αναζητήσετε το στάδιο που ελέγχει ποιος μπορεί να δει τα δεδομένα: αυτό είναι η ταξινόμηση, όχι η αποθήκευση. Αν μια ερώτηση παραθέτει «αποθήκευση, ανάκτηση, κοινοποίηση, αρχειοθέτηση, διαγραφή» και παραλείπει την ταξινόμηση, η ακολουθία είναι ελλιπής. Μια άλλη παγίδα είναι η σύγχυση της αρχειοθέτησης με το αντίγραφο ασφαλείας: το αντίγραφο ασφαλείας είναι ένα αντίγραφο για ανάκτηση, ενώ η αρχειοθέτηση είναι η σκόπιμη μεταφορά ανενεργών δεδομένων. Για να εντοπίσετε τη διαφορά, να θυμάστε ότι τα αρχειοθετημένα δεδομένα εξακολουθούν να μπορούν να ανακτηθούν κατόπιν αιτήματος, ενώ τα διαγραμμένα δεδομένα όχι. Αν ένα σενάριο αναφέρει «διατήρηση αρχείων για νομικούς λόγους, χωρίς όμως να χρησιμοποιούνται πλέον», αυτό παραπέμπει στην αρχειοθέτηση, όχι στη διαγραφή.

Για να ελέγξετε γρήγορα τον εαυτό σας, περάστε διαδοχικά από τα επτά στάδια χρησιμοποιώντας το μνημονικό «CC-SSR-AD»: Create/Collect, Classify, Store, Share, Retrieve, Archive, Delete. Αν μπορείτε να τα απαγγείλετε προς τα εμπρός και προς τα πίσω, δεν θα παραλείψετε κανένα στάδιο σε μια ερώτηση πολλαπλής επιλογής. Όταν βλέπετε κατάλογο βημάτων του κύκλου ζωής, ελέγχετε πάντα αν η ταξινόμηση εμφανίζεται πριν από την αποθήκευση και αν η αρχειοθέτηση εμφανίζεται πριν από τη διαγραφή.