Ciclo di vita dei dati: sette fasi, non sei

Il ciclo di vita dei dati comprende ogni fase, dal momento in cui le informazioni entrano per la prima volta in un’organizzazione fino alla loro rimozione definitiva. Si inizia creando o raccogliendo i dati, poi li si classifica, ad esempio contrassegnandoli come riservati o pubblici. Successivamente li si archivia, li si recupera quando necessario, li si condivide con le persone autorizzate, li si trasferisce in un archivio di conservazione quando non sono più attivi e, infine, li si elimina in modo sicuro. La distinzione fondamentale è quella tra conservazione in archivio ed eliminazione: la prima comporta il trasferimento dei dati in uno spazio di conservazione a lungo termine, dal quale restano accessibili se necessario, mentre la seconda ne comporta la distruzione permanente. Molti candidati accorpano la classificazione all’archiviazione, ma la classificazione è una fase distinta che determina i diritti di accesso e le regole di conservazione.

Un utile metodo di eliminazione consiste nell’individuare la fase che stabilisce chi può vedere i dati: è la classificazione, non l’archiviazione. Se una domanda elenca «archiviare, recuperare, condividere, conservare in archivio, eliminare» e omette la classificazione, la sequenza è incompleta. Un altro trabocchetto consiste nel confondere la conservazione in archivio con il backup: un backup è una copia destinata al ripristino, mentre la conservazione in archivio è il trasferimento intenzionale di dati inattivi. Per cogliere la differenza, ricordate che i dati conservati in archivio possono ancora essere recuperati su richiesta, mentre quelli eliminati no. Se uno scenario menziona «la conservazione di documenti per motivi giuridici senza più utilizzarli», si riferisce alla conservazione in archivio, non all’eliminazione.

Per mettervi rapidamente alla prova, ripercorrete in ordine le sette fasi usando la formula mnemonica «CC-SSR-AD»: Creare/Raccogliere, Classificare, Archiviare, Condividere, Recuperare, Conservare in archivio, Eliminare. Se riuscite a recitarle in ordine e al contrario, non dimenticherete alcuna fase in una domanda a scelta multipla. Quando vedete un elenco delle fasi del ciclo di vita, controllate sempre che la classificazione compaia prima dell’archiviazione e che la conservazione in archivio preceda l’eliminazione.