PDF: gdy stały układ jest ważniejszy niż możliwość edycji

PDF jest właściwym wyborem, gdy chcesz, aby dokument wyglądał dokładnie tak samo na każdym urządzeniu i każdej drukarce, oraz nie chcesz, by odbiorca zmieniał tekst, obrazy lub formatowanie. Pomyśl o oficjalnym sprawozdaniu, umowie lub broszurze: zachowujesz kontrolę nad układem, czcionkami i podziałem stron. Najważniejsza różnica w porównaniu z dokumentami Word lub Google Docs polega na tym, że czytelnik może je swobodnie edytować, a ich układ może się zmieniać. Jeśli zadanie polega na zachowaniu projektu lub zapewnieniu spójnej paginacji, PDF jest najlepszym wyborem. Jeśli natomiast celem jest współpraca lub wprowadzanie zmian, wybierz format umożliwiający edycję.

Częstym podstępem w pytaniach egzaminacyjnych jest przedstawienie zeskanowanego obrazu dokumentu zapisanego jako PDF. Nie jest to prawdziwy tekstowy plik PDF, lecz obraz, dlatego nie można w nim wyszukiwać, kopiować ani zaznaczać słów. Zawsze sprawdzaj, czy plik PDF zawiera tekst, czy wyłącznie obraz. Kolejna wskazówka: jeśli w pytaniu wspomniano o dostępności lub czytnikach ekranu, potrzebujesz pliku PDF umożliwiającego wyszukiwanie tekstu, a nie skanu. Aby szybko podjąć decyzję, zadaj sobie pytanie: czy odbiorca musi edytować dokument? Jeśli tak, unikaj PDF. Czy odbiorca musi go przeczytać lub wydrukować z zachowaniem dokładnego formatowania? Jeśli tak, PDF będzie właściwym wyborem.

Aby dobrze to zapamiętać, stosuj test dwóch słów: „edytować czy drukować?”. Jeśli odpowiedź brzmi „drukować”, wybierz PDF. Jeśli brzmi „edytować”, wybierz edytor tekstu. Ponadto, gdy w sytuacji egzaminacyjnej pojawia się plik PDF, natychmiast sprawdź, czy zawiera tekst umożliwiający wyszukiwanie, czy zeskanowany obraz — to rozróżnienie często decyduje o prawidłowej odpowiedzi.