PDF: cuando un diseño fijo es preferible a los formatos editables

PDF es la opción adecuada cuando desea que el documento tenga exactamente el mismo aspecto en cualquier dispositivo o impresora y no quiere que el destinatario modifique el texto, las imágenes ni el formato. Piense en un informe formal, un contrato o un folleto: usted controla el diseño, las fuentes y los saltos de página. La diferencia fundamental con Word o Google Docs es que, en estos últimos, el lector puede editar libremente y la disposición del contenido puede reajustarse. Si la tarea consiste en conservar un diseño o garantizar una paginación uniforme, PDF es la mejor opción. Si consiste en colaborar o revisar, elija en su lugar un formato editable.

Un truco habitual en las preguntas de examen consiste en presentar como PDF una imagen escaneada de un documento. No se trata de un verdadero PDF de texto: es una imagen, por lo que no se pueden buscar, copiar ni seleccionar palabras. Compruebe siempre si el PDF contiene texto o únicamente imágenes. Otro indicio: si la pregunta menciona la accesibilidad o los lectores de pantalla, necesita un PDF que permita realizar búsquedas, no un documento escaneado. Para decidir rápidamente, pregúntese: ¿necesita el destinatario editarlo? Si la respuesta es sí, evite PDF. ¿Necesita leerlo o imprimirlo conservando exactamente el formato? Si la respuesta es sí, PDF es la opción adecuada.

Para afianzar esta idea, recuerde la prueba de dos palabras: «¿editar o imprimir?». Si la respuesta es imprimir, elija PDF. Si es editar, elija un procesador de textos. Además, si aparece un PDF en un supuesto de examen, compruebe inmediatamente si contiene texto que permite realizar búsquedas o si es una imagen escaneada; esta distinción suele determinar la respuesta correcta.