PDF: кога фиксираното оформление е по-подходящо от редактируемите формати

PDF е правилният избор, когато искате документът да изглежда по един и същ начин на всяко устройство или принтер и не желаете получателят да променя текста, изображенията или форматирането. Помислете за официален доклад, договор или брошура: Вие контролирате оформлението, шрифтовете и разделянето на страниците. Основната разлика е спрямо Word или Google Docs, където читателят може свободно да редактира, а оформлението може да се пренареди. Ако задачата е да се запази даден дизайн или да се осигури еднакво страниране, PDF е най-подходящ. Ако задачата е съвместна работа или преработване, вместо това изберете редактируем формат.

Често срещан трик в изпитните въпроси е да се предложи сканирано изображение на документ във формат PDF. Това не е истински текстов PDF: то представлява изображение, поради което не можете да търсите, копирате или избирате думи. Винаги проверявайте дали PDF файлът съдържа текст, или само изображение. Друга подсказка: ако във въпроса се споменават достъпност или екранни четци, Ви е необходим PDF с възможност за търсене, а не сканирано изображение. За да вземете бързо решение, се запитайте: необходимо ли е получателят да редактира? Ако да, избягвайте PDF. Необходимо ли е получателят да чете или печата при точно запазено форматиране? Ако да, PDF е Вашият най-добър избор.

За да затвърдите това, запомнете теста с двете думи: „редактиране или печат?“. Ако отговорът е „печат“, изберете PDF. Ако отговорът е „редактиране“, изберете текстообработваща програма. Освен това, ако в изпитна ситуация видите PDF, веднага проверете дали съдържа текст с възможност за търсене, или сканирано изображение — това разграничение често определя правилния отговор.