PDF: quando il layout fisso è preferibile ai formati modificabili

PDF è la scelta giusta quando vuoi che il documento appaia esattamente allo stesso modo su qualsiasi dispositivo o stampante e non vuoi che il destinatario modifichi il testo, le immagini o la formattazione. Pensa a una relazione formale, un contratto o un opuscolo: sei tu a controllare il layout, i caratteri e le interruzioni di pagina. La differenza fondamentale rispetto a Word o Google Docs è che, in questi ultimi, il lettore può apportare liberamente modifiche e il layout può ridisporsi. Se il compito consiste nel preservare un progetto grafico o garantire una paginazione uniforme, PDF è la scelta migliore. Se invece occorre collaborare o apportare revisioni, scegli un formato modificabile.

Un espediente comune nelle domande d’esame consiste nel proporre come PDF l’immagine scansionata di un documento. Non si tratta di un vero PDF testuale, bensì di un’immagine nella quale non è possibile cercare, copiare o selezionare parole. Verifica sempre se il PDF contiene testo oppure soltanto immagini. Un altro indizio: se la domanda menziona l’accessibilità o i lettori di schermo, serve un PDF in cui sia possibile effettuare ricerche, non una scansione. Per decidere rapidamente, chiediti: il destinatario deve apportare modifiche? Se sì, evita PDF. Il destinatario deve leggere o stampare mantenendo una formattazione esatta? Se sì, PDF è la scelta giusta.

Per fissare questo concetto, ricorda la domanda in due parole: «modificare o stampare?». Se la risposta è stampare, scegli PDF. Se la risposta è modificare, scegli un programma di videoscrittura. Inoltre, quando trovi un PDF in uno scenario d’esame, verifica immediatamente se contiene testo ricercabile o un’immagine scansionata: spesso è proprio questa distinzione a determinare la risposta corretta.