Wybór formatu może przesądzić o tym, czy odbiorca będzie mógł odczytać, edytować, przeszukiwać lub zarchiwizować treść.
Otwarte lub powszechnie obsługiwane formaty zwiększają interoperacyjność, trwałość przechowywania i dostępność; pułapką egzaminacyjną jest założenie, że „otwarty” zawsze oznacza „bezpłatny”.