Die Wahl des Formats kann darüber entscheiden, ob ein Empfänger Inhalte lesen, bearbeiten, durchsuchen oder archivieren kann.
Offene oder weit verbreitete Formate verbessern Interoperabilität, langfristige Erhaltung und Zugang; die Prüfungsfalle besteht in der Annahme, „offen“ bedeute immer „kostenlos“.