Le choix du format peut déterminer si un destinataire est en mesure de lire, de modifier, de rechercher ou d’archiver un contenu.
Les formats ouverts ou largement pris en charge améliorent l’interopérabilité, la conservation et l’accès ; le piège de l’examen consiste à supposer que « ouvert » signifie toujours « gratuit ».