Изборът на формат може да определи дали получателят ще може да прочете, редактира, претърсва или архивира съдържанието.
Отворените или широко поддържаните формати подобряват оперативната съвместимост, дългосрочното съхранение и достъпа; изпитният капан е да се приеме, че „отворен“ винаги означава „безплатен“.