Najsłabszym ogniwem często nie jest oprogramowanie, lecz sposób zapraszania uczestników i praktyka nagrywania spotkań.
Zaproś określonych uczestników, korzystaj z poczekalni, przedstaw jasny porządek spotkania i nagrywaj je tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione. Pułapką jest wyciek zaproszeń i zbędne nagrywanie.