A comunicação assíncrona vence quando os fusos horários, os elementos de prova ou a elaboração cuidada são mais importantes do que uma conversa imediata
Escolha a comunicação assíncrona quando os participantes precisarem de ter em conta os fusos horários, os elementos de prova ou uma elaboração cuidada, em vez de uma discussão imediata; a armadilha do exame consiste em presumir que a comunicação assíncrona é sempre mais lenta.
Ouvir esta página (beta)
A comunicação assíncrona — correio eletrónico, documentos partilhados, mensagens gravadas — é particularmente eficaz quando as pessoas estão distribuídas por diferentes fusos horários, quando é necessário um registo escrito das decisões ou quando um tema exige uma formulação cuidada em vez de um debate espontâneo. As reuniões são adequadas para esclarecer ambiguidades e tomar decisões rápidas em grupo, mas obrigam todos a estar presentes no mesmo momento, o que pode ser ineficiente se o objetivo for apenas partilhar informações ou recolher comentários sobre um projeto. O contraste fundamental: utilize a comunicação assíncrona para produzir resultados duradouros e revistos; recorra a uma reunião para resolver problemas de forma interativa e em tempo real.
Um truque útil: se der por si a agendar uma reunião apenas para ler um documento em voz alta ou apresentar uma atualização do estado de um assunto, opte antes pela comunicação assíncrona. Outra pista: quando uma pergunta enumera condicionantes como «membros da equipa em três países diferentes» ou «uma proposta complexa que necessita de análise jurídica», a comunicação assíncrona é quase sempre a melhor opção. Tenha cuidado com perguntas de exame que dão a entender que a comunicação assíncrona é sempre mais lenta — na realidade, pode ser mais rápida, porque as pessoas trabalham ao seu próprio ritmo e não perdem tempo em deslocações nem à espera da sua vez de falar.
Para memorizar este ponto, pense no acrónimo TED: Time zones (fusos horários), Evidence (elementos de prova — registo escrito), Drafting (elaboração — formulação cuidada). Se o cenário corresponder a qualquer um destes critérios, a comunicação assíncrona é preferível a uma reunião. Para um teste rápido, pergunte: «Uma mensagem escrita continuaria a ser útil amanhã?» Se a resposta for sim, opte pela comunicação assíncrona.
Quando é a comunicação assíncrona preferível a uma reunião?
Quando os participantes precisam de ter em conta os fusos horários, consultar elementos de prova ou redigir cuidadosamente, mais do que debater de imediato.