Асинхронната комуникация е най-подходяща, когато часовите зони, доказателствата или изготвянето на текст са по-важни от незабавния разговор

Асинхронната комуникация — електронна поща, споделени документи, записани съобщения — е особено ефективна, когато хората се намират в различни часови зони, когато е необходим писмен запис на решенията или когато дадена тема изисква внимателно формулиране, а не спонтанен дебат. Срещите са подходящи за отстраняване на неясноти и вземане на бързи групови решения, но изискват всички да присъстват едновременно, което може да е неефективно, ако целта е просто да се сподели информация или да се съберат отзиви по проектодокумент. Основното разграничение: използвайте асинхронна комуникация за траен, прегледан резултат, а среща — за интерактивно решаване на проблеми в реално време.

Полезен трик: ако установите, че насрочвате среща само за да прочетете на глас документ или да съобщите актуална информация за състоянието, преминете към асинхронна комуникация. Друг ориентир: когато във въпроса са посочени ограничения като „членове на екипа в три различни държави“ или „сложно предложение, което се нуждае от правен преглед“, асинхронната комуникация почти винаги е по-добрият избор. Внимавайте с изпитни въпроси, които внушават, че асинхронната комуникация винаги е по-бавна — тя всъщност може да бъде по-бърза, защото хората работят със собствено темпо и не губят време в пътуване или в изчакване на реда си да говорят.

За да запомните основното, мислете за акронима TED: Time zones (часови зони), Evidence (доказателства — писмена следа), Drafting (изготвяне — внимателно формулиране). Ако ситуацията отговаря на някое от тези условия, асинхронната комуникация е за предпочитане пред среща. За бърза самопроверка се запитайте: „Ще бъде ли едно писмено съобщение полезно и утре?“ Ако отговорът е „да“, изберете асинхронна комуникация.