La comunicazione asincrona è preferibile quando i fusi orari, le evidenze o la redazione sono più importanti di una conversazione immediata
Scegliere la comunicazione asincrona quando i partecipanti devono privilegiare i fusi orari, le evidenze o una redazione accurata rispetto a un confronto immediato; l'insidia d'esame consiste nel presumere che la comunicazione asincrona sia sempre più lenta.
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La comunicazione asincrona, tramite e-mail, documenti condivisi o messaggi registrati, è particolarmente efficace quando le persone si trovano in fusi orari diversi, quando occorre una traccia scritta delle decisioni o quando un argomento richiede una formulazione accurata anziché un dibattito spontaneo. Le riunioni sono adatte a risolvere ambiguità e prendere rapidamente decisioni di gruppo, ma obbligano tutti a essere presenti nello stesso momento, il che può risultare inefficiente se l'obiettivo è semplicemente condividere informazioni o raccogliere osservazioni su una bozza. La differenza fondamentale è questa: utilizzare la comunicazione asincrona per produrre risultati durevoli e sottoposti a revisione; ricorrere a una riunione per la risoluzione interattiva dei problemi in tempo reale.
Un accorgimento utile: se si sta programmando una riunione soltanto per leggere un documento o fornire un aggiornamento sullo stato di avanzamento, è preferibile passare alla comunicazione asincrona. Un altro indizio: quando una domanda elenca vincoli come «membri del gruppo in tre paesi diversi» o «una proposta complessa che richiede una revisione giuridica», la comunicazione asincrona è quasi sempre la scelta migliore. Occorre prestare attenzione alle domande d'esame che lasciano intendere che la comunicazione asincrona sia sempre più lenta: può invece essere più rapida, perché le persone lavorano secondo i propri ritmi e non perdono tempo negli spostamenti o aspettando il proprio turno per intervenire.
Per ricordare il concetto, si pensi all'acronimo TED: Time zones, ossia fusi orari; Evidence, ossia evidenze o traccia scritta; Drafting, ossia redazione accurata. Se lo scenario presenta una di queste caratteristiche, la comunicazione asincrona è preferibile a una riunione. Per una rapida autovalutazione, chiedersi: «Un messaggio scritto sarebbe ancora utile domani?». In caso affermativo, scegliere la comunicazione asincrona.
Quando è preferibile la comunicazione asincrona rispetto a una riunione?
Quando per i partecipanti sono più importanti la gestione dei fusi orari, la consultazione di elementi probatori o una redazione accurata rispetto a una discussione immediata.