Η ασύγχρονη επικοινωνία υπερισχύει όταν οι ζώνες ώρας, τα τεκμήρια ή η σύνταξη προσχεδίων έχουν μεγαλύτερη σημασία από την άμεση συνομιλία

Η ασύγχρονη επικοινωνία — ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κοινόχρηστα έγγραφα, καταγεγραμμένα μηνύματα — είναι ιδανική όταν οι άνθρωποι βρίσκονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας, όταν χρειάζεστε γραπτό αρχείο των αποφάσεων ή όταν ένα θέμα απαιτεί προσεκτική διατύπωση αντί για αυθόρμητη συζήτηση. Οι συναντήσεις λειτουργούν καλά για την άρση αμφισημιών και τη λήψη γρήγορων ομαδικών αποφάσεων, αλλά απαιτούν από όλους να είναι παρόντες την ίδια στιγμή, κάτι που μπορεί να είναι αναποτελεσματικό αν ο στόχος είναι απλώς η ανταλλαγή πληροφοριών ή η συλλογή σχολίων για ένα προσχέδιο. Η βασική αντίθεση: χρησιμοποιήστε την ασύγχρονη επικοινωνία για διατηρήσιμο, ελεγμένο αποτέλεσμα· χρησιμοποιήστε συνάντηση για ζωντανή, διαδραστική επίλυση προβλημάτων.

Ένα χρήσιμο τέχνασμα: αν διαπιστώνετε ότι προγραμματίζετε μια συνάντηση απλώς για να διαβάσετε ένα έγγραφο ή να ενημερώσετε για την κατάσταση, προτιμήστε αντί αυτού την ασύγχρονη επικοινωνία. Μια ακόμη ένδειξη: όταν μια ερώτηση παραθέτει περιορισμούς όπως «μέλη της ομάδας σε τρεις διαφορετικές χώρες» ή «σύνθετη πρόταση που χρειάζεται νομικό έλεγχο», η ασύγχρονη επικοινωνία είναι σχεδόν πάντοτε η καλύτερη επιλογή. Προσέξτε ερωτήσεις εξετάσεων που υπονοούν ότι η ασύγχρονη επικοινωνία είναι πάντοτε πιο αργή — μπορεί στην πραγματικότητα να είναι ταχύτερη, επειδή οι άνθρωποι εργάζονται με τον δικό τους ρυθμό και δεν χάνουν χρόνο σε μετακινήσεις ή περιμένοντας τη σειρά τους να μιλήσουν.

Για να θυμάστε το σημείο, σκεφτείτε το ακρωνύμιο TED: Time zones (ζώνες ώρας), Evidence (τεκμήρια/γραπτό αρχείο), Drafting (σύνταξη προσχεδίων/προσεκτική διατύπωση). Αν το σενάριο καλύπτει οποιοδήποτε από αυτά τα στοιχεία, η ασύγχρονη επικοινωνία υπερισχύει μιας συνάντησης. Για έναν γρήγορο αυτοέλεγχο, ρωτήστε: «Θα εξακολουθούσε να είναι χρήσιμο ένα γραπτό μήνυμα αύριο;» Αν ναι, επιλέξτε ασύγχρονη επικοινωνία.