Sprawdzanie poprawności danych: blokuj nieprawidłowe dane wejściowe, zanim trafią do komórki

Sprawdzanie poprawności danych pełni w arkuszu kalkulacyjnym funkcję strażnika: uniemożliwia użytkownikom wpisanie czegokolwiek, co narusza ustalone reguły, na przykład daty z przeszłości, ujemnej ceny lub tekstu w miejscu, w którym wymagana jest liczba. Najważniejsza różnica polega na tym, że mechanizm sprawdzania poprawności odrzuca wpis w momencie jego wprowadzania, natomiast formatowanie lub formatowanie warunkowe jedynie zmienia wygląd komórki już po wprowadzeniu nieprawidłowych danych. Jeśli ustawisz w komórce możliwość wprowadzania wyłącznie liczb całkowitych od 1 do 100, każda wpisana wartość spoza tego zakresu zostanie natychmiast odrzucona.

Aby rozpoznać pytania egzaminacyjne dotyczące sprawdzania poprawności danych, szukaj wyrażeń takich jak „ograniczenia dotyczące danych wejściowych”, „listy rozwijane” lub „komunikaty o błędach”. Częstym podstępem jest mylenie sprawdzania poprawności danych z ich formatowaniem: formatowanie może zmienić kolor liczby na czerwony, jeśli jest ona zbyt wysoka, ale nie uniemożliwia użytkownikowi jej wprowadzenia. Inną pułapką jest przekonanie, że sprawdzanie poprawności może naprawić już istniejące nieprawidłowe dane — mechanizm ten jedynie zapobiega wprowadzaniu nowych nieprawidłowych wartości. Zawsze sprawdzaj, czy pytanie dotyczy zapobiegania wprowadzeniu danych (sprawdzanie poprawności), czy wyróżnienia ich już po wprowadzeniu (formatowanie warunkowe).

Szybki test pamięciowy: wyobraź sobie formularz z pytaniem o wiek. Mechanizm sprawdzania poprawności odrzuciłby wartość „150” podczas jej wpisywania; formatowanie warunkowe pozwoliłoby ją wprowadzić, ale później zmieniłoby kolor komórki na czerwony. Jeśli zapamiętasz, że sprawdzanie poprawności następuje przed zapisaniem danych, nie pomylisz tych mechanizmów. Podczas pracy z arkuszami kalkulacyjnymi zawsze najpierw ustawiaj sprawdzanie poprawności danych — jest to mniej kosztowne niż późniejsze porządkowanie bałaganu.