Datenvalidierung: fehlerhafte Eingaben blockieren, bevor sie in die Zelle gelangen

Die Datenvalidierung ist der Türsteher einer Tabellenkalkulation: Sie verhindert, dass Benutzer etwas eingeben, das gegen Ihre Regeln verstößt, etwa ein Datum in der Vergangenheit, einen negativen Preis oder Text, wenn eine Zahl erforderlich ist. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass die Validierung die Eingabe bereits im Moment der Erfassung zurückweist, während die Formatierung oder bedingte Formatierung lediglich das Erscheinungsbild der Zelle ändert, nachdem die fehlerhaften Daten bereits eingegeben wurden. Wenn Sie festlegen, dass eine Zelle nur ganze Zahlen zwischen 1 und 100 akzeptiert, wird jeder eingegebene Wert außerhalb dieses Bereichs sofort abgelehnt.

Um Fragen zur Validierung in Prüfungen zu erkennen, achten Sie auf Formulierungen wie „Eingabebeschränkungen“, „Dropdown-Listen“ oder „Fehlermeldungen“. Eine häufige Falle besteht darin, die Validierung mit der Datenformatierung zu verwechseln: Durch die Formatierung wird eine Zahl rot dargestellt, wenn sie zu hoch ist, doch der Benutzer wird nicht daran gehindert, sie einzugeben. Eine weitere Falle ist die Annahme, dass die Validierung bereits vorhandene fehlerhafte Daten korrigieren könne – sie verhindert lediglich neue fehlerhafte Eingaben. Prüfen Sie stets, ob in der Frage das Verhindern einer Eingabe (Validierung) oder deren nachträgliche Hervorhebung (bedingte Formatierung) gemeint ist.

Ein schneller Gedächtnistest: Stellen Sie sich ein Formular vor, in dem nach Ihrem Alter gefragt wird. Die Validierung würde die Eingabe „150“ bereits beim Tippen ablehnen; die bedingte Formatierung würde sie zulassen, die Zelle aber später rot darstellen. Wenn Sie sich merken, dass die Validierung vor dem Speichern der Daten greift, werden Sie beides nicht verwechseln. Richten Sie bei Aufgaben in Tabellenkalkulationen immer zuerst die Validierung ein – das ist weniger aufwendig, als später ein Datenchaos zu bereinigen.