Convalida dei dati: bloccare gli input errati prima che raggiungano la cella

La convalida dei dati è il meccanismo di controllo di un foglio di calcolo: impedisce agli utenti di digitare valori che violano le regole stabilite, come una data passata, un prezzo negativo o del testo quando è richiesto un numero. La differenza fondamentale è che la convalida rifiuta il dato al momento dell'inserimento, mentre la formattazione o la formattazione condizionale modificano soltanto l'aspetto della cella quando il dato errato è già presente. Se si imposta una cella affinché accetti esclusivamente numeri interi compresi tra 1 e 100, qualsiasi valore digitato al di fuori di tale intervallo viene immediatamente rifiutato.

Per riconoscere le domande sulla convalida negli esami, si cerchino espressioni come «restrizioni all'inserimento», «elenchi a discesa» o «messaggi di errore». Una trappola comune consiste nel confondere la convalida con la formattazione dei dati: la formattazione può rendere rosso un numero se è troppo elevato, ma non impedisce all'utente di inserirlo. Un'altra trappola è pensare che la convalida possa correggere dati errati già esistenti: essa impedisce soltanto l'inserimento di nuovi dati non validi. Occorre sempre verificare se la domanda riguarda la prevenzione dell'inserimento (convalida) o la successiva evidenziazione del dato (formattazione condizionale).

Un rapido test mnemonico: si immagini un modulo che richiede l'età. La convalida rifiuterebbe «150» durante la digitazione; la formattazione condizionale lo accetterebbe, ma in seguito renderebbe rossa la cella. Ricordando che la convalida interviene prima della memorizzazione dei dati, non si confonderanno i due concetti. Nelle attività con fogli di calcolo, occorre sempre impostare prima la convalida: costa meno che ripulire i dati in un secondo momento.