Проверка на данните: блокирайте невалидните входни данни, преди да достигнат до клетката

Валидирането на данни е контролният механизъм на електронната таблица: то не позволява на потребителите да въвеждат нищо, което нарушава зададените от Вас правила, като например дата в миналото, отрицателна цена или текст там, където се изисква число. Основната разлика е, че валидирането отхвърля стойността в момента на въвеждането ѝ, докато форматирането или условното форматиране променя само начина, по който изглежда клетката, след като невалидните данни вече са въведени. Ако зададете дадена клетка да приема само цели числа между 1 и 100, всяка въведена стойност извън този диапазон се отхвърля незабавно.

За да разпознавате въпросите за валидиране на изпити, търсете изрази като „ограничения при въвеждане“, „падащи списъци“ или „съобщения за грешка“. Често срещан подвеждащ подход е валидирането да се смесва с форматирането на данни: форматирането оцветява дадено число в червено, ако то е твърде голямо, но не възпрепятства потребителя да го въведе. Друг капан е схващането, че валидирането може да коригира съществуващи невалидни данни — то само предотвратява въвеждането на нови невалидни стойности. Винаги проверявайте дали въпросът се отнася до предотвратяване на въвеждането (валидиране), или до открояването му впоследствие (условно форматиране).

Бърз тест за запаметяване: представете си формуляр, в който трябва да посочите възрастта си. Валидирането би отхвърлило „150“ още при въвеждането; условното форматиране би позволило стойността, но по-късно би оцветило клетката в червено. Ако запомните, че валидирането се извършва, преди данните да бъдат съхранени, няма да ги обърквате. При задачи с електронни таблици винаги първо настройвайте валидирането — това е по-евтино от последващото отстраняване на натрупани проблеми.