Speicherbegrenzung: die Regel des Aufbewahrungsplans

Speicherbegrenzung bedeutet, dass Sie personenbezogene Daten löschen oder anonymisieren müssen, sobald der ursprüngliche Zweck erfüllt ist. Der entscheidende Unterschied zur Datenminimierung besteht darin, dass die Datenminimierung beschränkt, was Sie zu Beginn erheben, während die Speicherbegrenzung beschränkt, wie lange Sie es aufbewahren. Wenn Sie beispielsweise Kundennamen zur Abwicklung einer Bestellung erheben, dürfen Sie diese Namen nicht vorsorglich fünf Jahre lang für eine mögliche künftige Marketingkampagne aufbewahren – dies verstößt gegen die Speicherbegrenzung, sofern Sie nicht über eine gesonderte Rechtsgrundlage und eine festgelegte Aufbewahrungsfrist verfügen.

Um den Unterschied in Prüfungsfragen zu erkennen, achten Sie auf zeitbezogene Formulierungen wie „unbefristet aufbewahren“, „zehn Jahre lang aufbewahren“ oder „ohne festgelegtes Ablaufdatum archivieren“ – diese weisen auf Probleme mit der Speicherbegrenzung und nicht mit der Datenminimierung hin. Ein hilfreicher Trick besteht darin, sich zu fragen: „Betrifft das Problem die erhobenen Daten – Datenminimierung – oder ihre Aufbewahrungsdauer – Speicherbegrenzung?“ Denken Sie außerdem daran, dass ein Aufbewahrungsplan ein praktisches Werkzeug für digitale Kompetenzen ist: Er führt Datenarten, Zwecke, Aufbewahrungsfristen und Löschtermine auf. Wenn in einem Szenario ein solcher Plan erwähnt wird, wird mit der Frage wahrscheinlich die Speicherbegrenzung und nicht die Datenminimierung geprüft.

Stellen Sie sich zur schnellen Selbstkontrolle ein Unternehmen vor, das E-Mail-Adressen für einen einmaligen Newsletter erhebt und sie anschließend „für alle Fälle“ drei Jahre lang aufbewahrt. Der Verstoß betrifft die Speicherbegrenzung und nicht die Datenminimierung, weil die Erhebung in Ordnung, die Aufbewahrung jedoch übermäßig war. Eine kompakte Merkhilfe: „Wenig erheben, früh löschen – Datenminimierung beim Ersten, Speicherbegrenzung beim Zweiten.“