Limitación del plazo de conservación: la regla del calendario de conservación

La limitación del plazo de conservación significa que debe eliminar o anonimizar los datos personales una vez cumplida la finalidad original. La diferencia fundamental respecto de la minimización de datos es que esta última limita lo que se recopila al principio, mientras que la limitación del plazo de conservación restringe durante cuánto tiempo se mantiene. Por ejemplo, si recopila los nombres de los clientes para tramitar un pedido, no puede conservarlos durante cinco años por si acaso se lleva a cabo una futura campaña de marketing; eso vulneraría la limitación del plazo de conservación, salvo que disponga de otra base jurídica y de un plazo de conservación definido.

Para distinguir ambos conceptos en las preguntas del examen, busque expresiones relacionadas con el tiempo, como «conservar indefinidamente», «mantener durante diez años» o «archivar sin una fecha de vencimiento establecida»: indican problemas de limitación del plazo de conservación, no de minimización. Un truco útil consiste en preguntarse: «¿El problema se refiere a qué se recopiló —minimización— o a cuánto tiempo se conserva —limitación del plazo de conservación—?». Recuerde también que un calendario de conservación es una herramienta práctica de competencias digitales: enumera los tipos de datos, las finalidades, los plazos de conservación y las fechas de eliminación. Si un supuesto menciona un calendario, es probable que la pregunta evalúe la limitación del plazo de conservación, no la minimización.

Para ponerse a prueba rápidamente, imagine una empresa que recopila direcciones de correo electrónico para enviar un boletín informativo una sola vez y después las conserva durante tres años «por si acaso». La infracción afecta a la limitación del plazo de conservación, no a la minimización, porque la recopilación era correcta, pero la conservación fue excesiva. Una regla mnemotécnica concisa: «Recopile poco y elimine pronto: minimización para lo primero y limitación del plazo de conservación para lo segundo».