Limitação da conservação: a regra do calendário de conservação

A limitação da conservação significa que deve eliminar ou anonimizar os dados pessoais assim que a finalidade original tenha sido cumprida. O principal contraste com a minimização dos dados reside no facto de a minimização limitar aquilo que recolhe inicialmente, ao passo que a limitação da conservação restringe o período durante o qual conserva os dados. Por exemplo, se recolher os nomes dos clientes para processar uma encomenda, não pode conservar esses nomes durante cinco anos apenas para a eventualidade de uma futura campanha de marketing — tal viola a limitação da conservação, salvo se dispuser de um fundamento jurídico distinto e de um prazo de conservação definido.

Para identificar a diferença nas perguntas de exame, procure expressões relacionadas com o tempo, como «conservar indefinidamente», «reter durante dez anos» ou «arquivar sem um prazo de expiração definido» — estas expressões assinalam problemas de limitação da conservação, e não de minimização. Um truque útil consiste em perguntar: «O problema diz respeito ao que foi recolhido (minimização) ou ao período durante o qual é conservado (limitação da conservação)?» Lembre-se também de que um calendário de conservação é uma ferramenta prática de competências digitais: enumera os tipos de dados, as finalidades, os prazos de conservação e as datas de eliminação. Se um cenário mencionar um calendário, é provável que a pergunta avalie a limitação da conservação, e não a minimização.

Para se testar rapidamente, imagine uma empresa que recolhe endereços de correio eletrónico para o envio único de um boletim informativo e depois os conserva durante três anos «para o caso de serem necessários». A infração diz respeito à limitação da conservação, e não à minimização, porque a recolha era adequada, mas a conservação foi excessiva. Uma ajuda de memória concisa: «Recolher pouco, eliminar cedo — minimização no primeiro caso, limitação da conservação no segundo.»