Ograniczenie przechowywania: zasada harmonogramu przechowywania danych

Ograniczenie przechowywania oznacza, że po osiągnięciu pierwotnego celu należy usunąć lub zanonimizować dane osobowe. Kluczowa różnica względem minimalizacji danych polega na tym, że minimalizacja ogranicza zakres danych gromadzonych na początku, natomiast ograniczenie przechowywania określa, jak długo można je przechowywać. Jeżeli na przykład zbierasz imiona i nazwiska klientów w celu realizacji zamówienia, nie możesz przechowywać ich przez pięć lat na wypadek przyszłej kampanii marketingowej — naruszałoby to zasadę ograniczenia przechowywania, chyba że dysponujesz odrębną podstawą prawną i określonym okresem przechowywania.

Aby rozpoznać tę różnicę w pytaniach egzaminacyjnych, szukaj sformułowań odnoszących się do czasu, takich jak „przechowywać bezterminowo”, „zachować przez dziesięć lat” lub „archiwizować bez określonego terminu usunięcia” — wskazują one na problemy związane z ograniczeniem przechowywania, a nie z minimalizacją danych. Przydatna metoda polega na zadaniu sobie pytania: „Czy problem dotyczy tego, jakie dane zgromadzono (minimalizacja), czy tego, jak długo są one przechowywane (ograniczenie przechowywania)?”. Pamiętaj również, że harmonogram retencji jest praktycznym narzędziem z zakresu umiejętności cyfrowych: wyszczególnia rodzaje danych, cele, okresy przechowywania i terminy usunięcia. Jeżeli w scenariuszu wspomniano o takim harmonogramie, pytanie prawdopodobnie sprawdza znajomość zasady ograniczenia przechowywania, a nie minimalizacji danych.

Aby szybko sprawdzić swoją wiedzę, wyobraź sobie firmę, która zbiera adresy e-mail na potrzeby jednorazowego newslettera, a następnie przechowuje je przez trzy lata „na wszelki wypadek”. Naruszona zostaje zasada ograniczenia przechowywania, a nie minimalizacji danych, ponieważ samo zebranie danych było prawidłowe, lecz okres ich przechowywania był nadmiernie długi. Krótka pomoc mnemotechniczna: „Zbieraj mało, usuwaj wcześnie — pierwsze oznacza minimalizację, drugie ograniczenie przechowywania”.