Wenn Automatisierung nach hinten losgeht: drei Warnsignale

Automatisierung ist ungeeignet, wenn der Prozess unklar oder risikoreich ist, nur selten wiederholt wird oder keine zuverlässigen Eingabedaten vorliegen. Wenn Sie einen chaotischen Arbeitsablauf automatisieren, produzieren Sie lediglich schneller Fehler – nach dem Prinzip „Garbage in, garbage out“, nur noch verstärkt. Vergleichen Sie dies mit einer stabilen, gut dokumentierten Aufgabe wie der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sie ist eine ausgezeichnete Kandidatin für die Automatisierung. Aber eine einmalige Datenbereinigung oder eine weitreichende Entscheidung auf Grundlage unvollständiger Informationen? Dies zu automatisieren wäre, als setzte man eine Person mit verbundenen Augen ans Steuer.

Um bei einer Frage die falsche Wahl zu erkennen, achten Sie auf Hinweise darauf, dass sich der Prozess noch weiterentwickelt oder die Datenqualität mangelhaft ist. Wenn im Szenario „häufige Änderungen“ oder „manuelle Kontrollen erforderlich“ erwähnt werden, ist es für eine Automatisierung wahrscheinlich noch zu früh. Ein weiterer Trick: Fragen Sie sich, ob die Aufgabe häufig genug ausgeführt wird, um die Einrichtungskosten zu rechtfertigen. Bei einer Aufgabe, die nur einmal jährlich durchgeführt wird, amortisiert sich die Investition in die Automatisierung nur selten. Achten Sie zudem auf risikoreiche Kontexte – die Automatisierung eines sicherheitskritischen Schritts ohne menschliche Aufsicht ist ein Warnsignal.

Merken Sie sich die drei Warnsignale als „U-S-Z“: Unklarer Prozess, seltene Wiederholung oder keine zuverlässigen Eingabedaten. Liegt auch nur eines davon vor, ist Automatisierung ungeeignet. Stellen Sie sich zur Selbstkontrolle vor, eine Kollegin oder ein Kollege sagt: „Automatisieren wir das, um Zeit zu sparen.“ Ihre erste Reaktion sollte lauten: „Ist der Prozess stabil, und vertrauen wir den Daten?“ Wenn die Antwort Nein lautet, haben Sie die Falle erkannt.