Quando l'automazione si ritorce contro: tre segnali d'allarme

L'automazione è una scelta inadeguata quando il processo non è chiaro, presenta rischi elevati, si ripete raramente o non dispone di dati di input affidabili. Automatizzando un flusso di lavoro disordinato, si producono semplicemente errori più in fretta: dati scadenti in ingresso, risultati scadenti in uscita, ma all'ennesima potenza. Confronta questo caso con un'attività stabile e ben documentata, come l'elaborazione mensile delle retribuzioni: è una candidata ideale. Ma una pulizia dei dati da eseguire una sola volta o una decisione ad alto rischio basata su informazioni incomplete? Automatizzarle sarebbe come mettere al volante un conducente bendato.

Per individuare la scelta sbagliata in una domanda, cerca indizi che segnalino che il processo è ancora in evoluzione o che la qualità dei dati è scarsa. Se lo scenario menziona «cambiamenti frequenti» o «necessità di controlli manuali», probabilmente è troppo presto per ricorrere all'automazione. Un altro accorgimento consiste nel chiederti se l'attività venga svolta abbastanza spesso da giustificare il costo di configurazione. Un'attività eseguita una volta all'anno raramente consente di recuperare l'investimento nell'automazione. Presta inoltre attenzione ai contesti ad alto rischio: automatizzare una fase critica per la sicurezza senza supervisione umana è un segnale d'allarme.

Ricorda i tre segnali d'allarme con la sigla «U-R-L»: processo Unclear, ossia poco chiaro, Rarely repeated, ossia ripetuto raramente, o privo di input Reliable, ossia affidabili. Se è presente anche uno solo di questi elementi, l'automazione è una scelta inadeguata. Per metterti alla prova, immagina che un collega dica: «Automatizziamo questa attività per risparmiare tempo». La tua prima risposta dovrebbe essere: «Il processo è stabile e possiamo fidarci dei dati?». Se la risposta è no, hai individuato la trappola.