Όταν η αυτοματοποίηση έχει αντίθετα αποτελέσματα: τρεις κόκκινες σημαίες

Η αυτοματοποίηση είναι κακή επιλογή όταν η διαδικασία είναι ασαφής, υψηλού κινδύνου, σπάνια επαναλαμβανόμενη ή στερείται αξιόπιστων δεδομένων εισόδου. Αν αυτοματοποιήσετε μια ακατάστατη ροή εργασίας, απλώς παράγετε σφάλματα γρηγορότερα — άχρηστα δεδομένα εισόδου, άχρηστα αποτελέσματα στο έπακρο. Αντιπαραβάλετέ το με μια σταθερή, καλά τεκμηριωμένη εργασία όπως η μηνιαία μισθοδοσία: αυτή είναι ιδανική υποψήφια για αυτοματοποίηση. Όμως μια εφάπαξ εκκαθάριση δεδομένων ή μια απόφαση υψηλού διακυβεύματος με ελλιπείς πληροφορίες; Η αυτοματοποίησή τους μοιάζει με το να βάζετε έναν οδηγό με δεμένα μάτια πίσω από το τιμόνι.

Για να εντοπίσετε τη λανθασμένη επιλογή σε μια ερώτηση, αναζητήστε ενδείξεις ότι η διαδικασία εξακολουθεί να εξελίσσεται ή ότι η ποιότητα των δεδομένων είναι χαμηλή. Αν το σενάριο αναφέρει «συχνές αλλαγές» ή «απαιτούνται χειροκίνητοι έλεγχοι», η αυτοματοποίηση είναι πιθανότατα πρόωρη. Ένα ακόμη τέχνασμα: αναρωτηθείτε αν η εργασία εκτελείται αρκετά συχνά ώστε να δικαιολογείται το κόστος εγκατάστασης. Μια εργασία που εκτελείται μία φορά τον χρόνο σπάνια αποσβένει την επένδυση στην αυτοματοποίηση. Επίσης, προσέξτε τα περιβάλλοντα υψηλού κινδύνου — η αυτοματοποίηση ενός βήματος κρίσιμου για την ασφάλεια χωρίς ανθρώπινη επίβλεψη είναι προειδοποιητικό σημάδι.

Να θυμάστε τις τρεις προειδοποιητικές ενδείξεις ως «U-R-L»: Ασαφής διαδικασία, Σπάνια επαναλαμβανόμενη ή χωρίς Αξιόπιστη εισαγωγή δεδομένων. Αν ισχύει έστω μία από αυτές, η αυτοματοποίηση είναι κακή επιλογή. Για να ελέγξετε τον εαυτό σας, φανταστείτε ότι ένας συνάδελφος λέει: «Ας το αυτοματοποιήσουμε για να εξοικονομήσουμε χρόνο». Η πρώτη σας απάντηση θα πρέπει να είναι: «Είναι σταθερή η διαδικασία και εμπιστευόμαστε τα δεδομένα;» Αν η απάντηση είναι όχι, έχετε εντοπίσει την παγίδα.