EPSO/AST/158/26 Gestion des documents et des archives : Guide du domaine 3

Gestion des documents et des archives : choisir le domaine 3

Vérifié le 2 novembre 2026. Le domaine 3 d'EPSO/AST/158/26 est un concours d'assistant AST 3 pour la gestion des documents et des archives. La page du domaine d'EPSO indique que les candidatures sont ouvertes et que 298 lauréats sont recherchés. Vous ne pouvez postuler qu'à un seul domaine. La date limite affichée est le 11 novembre 2026 à 12:00 heure de Bruxelles ; EPSO a annoncé une prolongation ; l'amendement fixant la nouvelle date doit être publié le 9 novembre 2026.

Vérifier la voie d'éligibilité en gestion des documents et des archives

La section 3.3.3 de l'avis prévoit deux voies combinant formation et expérience professionnelle : un diplôme sanctionnant au moins deux ans d'études postsecondaires dans un domaine accepté suivi d'au moins trois ans d'expérience pertinente, ou un diplôme d'études secondaires donnant accès à des études postsecondaires suivi d'au moins six ans d'expérience pertinente. L'expérience est comptée après la décision finale d'attribution du diplôme ouvrant droit à l'admission.

La clarification du 14 octobre, mise à jour le 20 octobre, reconnaît également un diplôme de premier cycle universitaire (licence ou équivalent) dans n'importe quel domaine, suivi d'un diplôme dans un domaine accepté dont l'accès exige un diplôme de premier cycle universitaire, indépendamment de la durée de cette seconde formation. Les trois années d'expérience pertinente doivent être acquises après l'obtention de ce second diplôme. Le jury de sélection décide de l'éligibilité à partir des qualifications, dates, fonctions et preuves exactes.

Les domaines de qualification acceptés comprennent les sciences archivistiques ou la gestion des documents ; les sciences ou la gestion de l'information et de la documentation ; les humanités numériques ; l'histoire ; et le patrimoine culturel ou numérique. Les études de commerce, d'administration ou d'organisation, de droit, de linguistique ou de littérature, de relations internationales et de sciences sociales peuvent être admissibles lorsque les études comprennent une spécialisation dans un ou plusieurs des cinq premiers domaines. L'expérience pertinente doit correspondre à une ou plusieurs des fonctions de gestion des documents et des archives de l'annexe II.

La préparation technique doit relier l'évaluation archivistique et les durées de conservation approuvées à la capture, à la classification et au sort final des documents ; la préservation numérique et la fixité ; les métadonnées de préservation et les paquets de transfert ; le classement et la description archivistiques ; les contrôles d'accès et la confidentialité ; les risques de stockage et la récupération testée ; la validation de la migration ; les demandes d'information ; et les conseils au personnel. PREMIS, BagIt, EAD et les orientations archivistiques professionnelles étayent ces sujets. Les orientations étrangères en matière de documents publics peuvent illustrer des méthodes mais ne remplacent pas les règles contraignantes pour les institutions de l'UE.

Cartographier les 12 fonctions de l'annexe II

L'annexe II couvre les documents actifs et les archives historiques. Regroupez ses 12 fonctions en quatre blocs :

• Gouvernance : politique documentaire, classification, contrôles du sort final et analyse des durées de conservation.
• Cycle de vie : capture, préservation numérique, exigences système et description archivistique.
• Protection et accès : risques de stockage, continuité, confidentialité, décisions d'accès et demandes d'information.
• Personnes : conseils au personnel, supports de formation, sensibilisation et plaidoyer.

Liste de contrôle éditoriale des fonctions de l'annexe II : Ces libellés courts vous aident à vérifier chaque fonction numérotée dans l'avis officiel. Ce sont des résumés, pas la formulation exacte de l'avis ni un programme de test de domaine confirmé.

1. Politique documentaire
2. Contrôles de classification et du sort final
3. Cycle de vie et préservation numérique
4. Capture et analyse de conservation
5. Exigences des systèmes de gestion des documents
6. Description archivistique
7. Risques de stockage et continuité
8. Accès et confidentialité
9. Demandes d'information
10. Conseils au personnel
11. Supports de formation
12. Sensibilisation et plaidoyer

Séparez les règles contraignantes pour les institutions de l'UE de la pratique archivistique générale. L'annexe II décrit des fonctions ; elle ne nomme pas un programme complet de QCM de domaine.

Deux cas pratiques

Cas 1 : dossiers à conservation mixte. Un transfert contient des documents avec différentes durées de conservation. Préservez le contexte original, identifiez la classification approuvée et la règle de conservation pour chaque série, consignez la décision et empêchez l'élimination prématurée. Cela relie la politique documentaire, la capture et le contrôle du sort final.

Cas 2 : une demande d'accès contenant des données personnelles. Un demandeur sollicite un dossier contenant à la fois des éléments communicables et des informations personnelles. Identifiez les règles applicables en matière d'accès et de protection des données, consultez le service responsable, documentez toute occultation et fournissez une réponse conforme au droit. Ne communiquez pas automatiquement l'intégralité du dossier et ne rejetez pas automatiquement la demande. Cela relie les demandes d'information, la confidentialité et l'accès archivistique.

Sources officielles : page du domaine 3 d'EPSO, avis C/2026/4963 et clarification sur l'éducation.

Candidature, langues et prolongation annoncée

Informations officielles vérifiées le 2 novembre 2026. EPSO affiche toujours le 11 novembre 2026 à 12:00, heure de Bruxelles, comme date limite de candidature. Sa clarification sur l'éducation annonce une prolongation et indique que l'amendement fixant la nouvelle date sera publié au Journal officiel le 9 novembre 2026. Il s'agit de la date de publication annoncée, et non de la nouvelle date limite de candidature. Vérifiez à nouveau la page officielle du domaine et l'amendement avant d'agir. La date limite actuellement publiée pour les documents d'identité est également le 11 novembre 2026 à 12:00 ; les autres documents justificatifs sont dus le 11 mars 2027 à 12:00, heure de Bruxelles. Vérifiez si l'amendement modifie l'une ou l'autre de ces exigences.

Vous devez remplir les conditions d'éligibilité à la date de clôture applicable : nationalité de l'UE et pleine jouissance des droits civiques, respect des obligations de service militaire le cas échéant, garanties de moralité requises pour l'exercice des fonctions, conditions de formation et d'expérience professionnelle propres à votre domaine, et deux langues officielles différentes de l'UE. La langue 1 exige au moins C1 et la langue 2 au moins B2 pour chacune des compétences linguistiques à renseigner dans le formulaire de candidature. Postulez à un seul domaine.

Utilisez un EU Login lié à une adresse e-mail que vous pouvez conserver tout au long de la sélection. Complétez et vérifiez la section Mon CV avant la soumission : un instantané est joint à la candidature au moment de la soumission. Consultez le compte candidat au moins tous les trois jours calendaires et respectez les délais de chaque invitation. Les candidatures ne peuvent pas être modifiées après la date limite de candidature applicable.

L'annonce du portail du 29 octobre d'EPSO introduit des améliorations du profil, du CV et de la candidature à partir du 2 novembre. Si vous avez déjà soumis votre candidature, la réouverture, la mise à jour et la resoumission avant la date limite de candidature sont facultatives. Votre candidature existante reste valable si vous la laissez inchangée. Si vous modifiez une candidature soumise, terminez le processus de resoumission et vérifiez son statut.

Constituer un dossier de documents avant la date limite

• Identité : téléversez une copie de votre carte d'identité ou de votre passeport en cours de validité avant la date limite applicable.
• Qualification : conservez le diplôme, le certificat ou l'attestation d'obtention acceptée. Pour une qualification obtenue hors de l'UE, obtenez l'attestation d'équivalence requise auprès d'une autorité compétente d'un État membre. Les diplômes britanniques délivrés au plus tard le 31 décembre 2020 sont acceptés sans équivalence ; ceux délivrés à partir du 1er janvier 2021 nécessitent cette équivalence. L'annexe III de l'avis donne des exemples par pays ; le seul intitulé d'un diplôme ne prouve pas que son contenu couvre un domaine d'études accepté.
• Durée du programme : l'avis exige une preuve délivrée par l'établissement de la durée standard du programme utilisé pour la voie postsecondaire. Demandez une lettre, un certificat ou un document équivalent indiquant cette durée. Pour la voie du diplôme spécialisé accessible après un diplôme de premier cycle universitaire, lisez la clarification annoncée parallèlement à l'amendement à venir ; ne supposez pas que vous êtes dispensé de fournir une preuve de cette durée.
• Emploi : rassemblez des documents couvrant les dates, la nature et le niveau du travail ainsi qu'une description détaillée des fonctions. Les règles générales précisent les contrats et/ou les premières et dernières fiches de paie, portant l'en-tête officiel et le cachet de l'employeur ainsi que le nom et la signature de la personne responsable. L'intitulé du poste seul ne suffit pas à démontrer un travail pertinent.
• Travail indépendant : utilisez des factures, des commandes ou d'autres documents officiels établissant la nature et la période des services. Faites correspondre chaque période aux fonctions ou autres activités acceptées pour votre domaine.
• Calcul de l'expérience : le travail normal doit être réel, effectif et rémunéré, sous réserve des exceptions de l'annexe I. Notez la date d'obtention de la qualification, les dates de travail, les heures hebdomadaires et la proportion de tâches pertinentes. Le travail à temps partiel compte au prorata. Selon l'annexe I, plus de 75 % de tâches pertinentes compte à 100 % ; plus de 50 % jusqu'à 75 % compte à 75 % ; 25 % à 50 % compte à 50 % ; moins de 25 % ne compte pas. Consultez ses règles spécifiques pour les stages, le travail bénévole, les études doctorales, le congé parental et le service militaire avant de les inclure.

Le jury de sélection vérifie la candidature par rapport aux preuves justificatives. Des documents manquants peuvent rendre des qualifications ou une expérience inéligibles. Demandez les preuves tôt et suivez les instructions d'EPSO pour le dépôt des documents sur les pages du concours. L'avis et ses amendements régissent tout cas exceptionnel.

Les cinq tests et le rôle de chaque score

L'EUFTE évalue la communication écrite. EPSO fournit la documentation de l'UE avant le test et la fournit à nouveau avec la consigne pendant le test. Ce n'est ni un test de connaissances factuelles sur l'UE ni un test de langue. Cet avis n'annonce pas de QCM distinct de connaissances sur l'UE ou de compétences numériques. Utilisez le guide EUFTE pour une méthode de rédaction.

Des scores de test à la liste de réserve

1. Effectuez tous les tests requis. Manquer un test ou ne pas le terminer met normalement fin à la participation ; consultez les règles de l'avis pour les circonstances indépendantes de votre volonté.
2. Le raisonnement est noté en premier pour les candidats ayant effectué tous les tests. Les deux conditions d'admission au raisonnement doivent être remplies.
3. Le QCM de domaine est noté pour les candidats qui réussissent le raisonnement. Les candidats atteignant 15/30 sont classés par score de domaine. Réussir 15/30 seul ne garantit pas une place.
4. La notation de l'EUFTE et les vérifications d'éligibilité se poursuivent en parallèle pour les candidats les mieux classés. En principe, ce groupe n'est pas plus grand que 1,5 fois le nombre de lauréats recherchés, le jury de sélection pouvant l'augmenter pour les scores égaux.
5. Les candidats remplissant les conditions d'admission et atteignant tous les seuils sont inscrits sur la liste de réserve concernée par ordre décroissant de la note obtenue au QCM du domaine, jusqu'à ce que le nombre de lauréats recherché soit atteint ou qu'il ne reste plus de candidats remplissant ces conditions. Tous ceux à égalité pour la dernière place sont inclus. Les noms figurent sur les listes de réserve par ordre alphabétique ; ces listes sont mises à la disposition des services recruteurs.

EPSO communique les résultats à la fin du concours, sous réserve des règles de traitement de l'avis. L'inscription sur une liste de réserve ne garantit pas le recrutement. Les institutions peuvent ensuite présélectionner des candidats pour des entretiens de recrutement ; ceux-ci sont distincts des tests du concours d'EPSO.

Se préparer aux tests à distance

L'avis prévoit des tests surveillés à distance. EPSO annonce les dates des tests et les détails opérationnels sur la page du concours et dans l'invitation ; ne considérez pas une date estimée comme confirmée. Effectuez toutes les vérifications techniques préalables requises avant leur date limite.

• Lisez les exigences techniques et les règles d'EPSO imposant un bureau dégagé en vigueur. Les orientations actuelles de TAO utilisent Proctorio, un ordinateur de bureau ou portable et un navigateur compatibles, une caméra, un microphone et les autorisations d'installation nécessaires. Un ordinateur géré par l'employeur peut empêcher l'installation.
• Entraînez-vous avec les tests d'exemple officiels. Préparez-vous aux outils à l'écran et à l'environnement autorisé. La politique actuelle autorise un seul écran et un document d'identité, et interdit le matériel d'écriture, les notes, les téléphones, les écouteurs et la présence d'autres personnes dans la pièce.
• Suivez les instructions exactes de votre invitation pour les incidents techniques. Signalez immédiatement les problèmes par le canal indiqué dans votre invitation. Contactez également EPSO via votre compte candidat dans les trois jours calendaires, à compter du lendemain du test, ce jour étant inclus. Décrivez le problème en détail et joignez les preuves de vos tentatives de résolution. Cette notification à EPSO est obligatoire même si le prestataire a déjà donné suite. N'attendez pas l'arrivée des résultats pour signaler une défaillance de test.
• Si un handicap ou une condition médicale affecte le test, indiquez-le dans la candidature et suivez la procédure d'aménagements raisonnables d'EPSO, avec les preuves justificatives qu'elle demande.

Choisir un ordre d'étude pratique

Vérifiez d'abord l'éligibilité et rassemblez les documents. Établissez une marge de sécurité pour l'admission au raisonnement, puis consacrez la majeure partie du temps d'étude technique à votre domaine choisi, car ce score classe les candidats. Étudiez et entraînez-vous en langue 2, y compris la terminologie professionnelle. Planifiez de courts exercices EUFTE et une répétition de l'installation technique. Révisez les erreurs par concept plutôt que de mémoriser les positions des réponses.

Les questions de connaissance du domaine d'EPSOHQ sont du matériel de préparation original aligné sur les fonctions typiques et les sources techniques citées. Elles sont distinctes des exercices d'introduction à la familiarisation avec les fonctions de l'annexe II. Ni les questions ni les sujets d'étude ne constituent une banque de questions officielle d'EPSO ou un programme détaillé publié d'EPSO. Le hub de formation AST158 présente les banques disponibles par langue et renvoie aux trois guides de domaine.

Sources de référence : avis C/2026/4963, en particulier les sections 3 à 5 et l'annexe I ; clarification sur l'éducation ; mise à jour du portail candidat ; et orientations d'EPSO sur les tests. EPSO répertorie un corrigendum en suédois uniquement daté du 16 octobre 2026 ; les candidats utilisant cette langue doivent lire l'avis corrigé.