EPSO/AST/158/26 Gestão de Documentos e Arquivos: Guia do Domínio 3

Gestão de documentos e arquivos: escolha o Domínio 3

Verificado em 2 de novembro de 2026. O Domínio 3 do EPSO/AST/158/26 é um concurso para assistentes AST 3 para gestão de documentos e arquivos. A página do domínio do EPSO mostra as candidaturas abertas e 298 candidatos aprovados pretendidos. Só pode candidatar-se a um domínio. O prazo apresentado é 11 de novembro de 2026 às 12:00, hora de Bruxelas; o EPSO anunciou uma prorrogação; a alteração que fixa a nova data deve ser publicada em 9 de novembro de 2026.

Verifique a via de elegibilidade para documentos e arquivos

A Secção 3.3.3 do aviso prevê duas vias de habilitações e experiência: um diploma de pelo menos dois anos de estudos pós-secundários numa área aceite, seguido de pelo menos três anos de experiência relevante, ou um diploma de ensino secundário que dê acesso a estudos pós-secundários, seguido de pelo menos seis anos de experiência relevante. A experiência é contada após a decisão final que atribui o diploma habilitante.

O esclarecimento de 14 de outubro, atualizado em 20 de outubro, reconhece também uma licenciatura em qualquer área seguida de um diploma numa área aceite que exija uma licenciatura prévia para admissão, independentemente da duração desse programa posterior. Os três anos de experiência relevante devem ser posteriores à obtenção desse segundo diploma. O Júri de Seleção decide a elegibilidade com base nas habilitações concretas, datas, funções e documentos comprovativos.

As áreas de habilitação aceites incluem ciências arquivísticas ou gestão de documentos; ciências ou gestão da informação/documentação; humanidades digitais; história; e património cultural ou digital. Estudos de gestão, administração ou organização, direito, linguística ou literatura, relações internacionais e ciências sociais podem satisfazer os requisitos quando os estudos incluam uma especialização numa ou mais dessas primeiras cinco áreas. A experiência relevante deve corresponder a uma ou mais das funções de documentos e arquivos do Anexo II.

O estudo técnico deve ligar a avaliação e a retenção autorizada à captura, classificação e destino; a preservação digital e a integridade dos dados (fixity); os metadados de preservação e os pacotes de transferência; a organização e a descrição arquivísticas; os controlos de acesso e a confidencialidade; o risco de armazenamento e a recuperação testada; a validação de migrações; os pedidos de informação; e a orientação do pessoal. PREMIS, BagIt, EAD e orientações arquivísticas profissionais sustentam estes tópicos. Orientações estrangeiras sobre documentos públicos podem ilustrar métodos, mas não substituem as regras vinculativas das instituições da UE.

Mapeie as 12 funções do Anexo II

O Anexo II abrange documentos ativos e arquivos históricos. Agrupe as suas 12 funções em quatro blocos:

• Governação: política de documentos, classificação, controlos de destino e análise de retenção.
• Ciclo de vida: captura, preservação digital, requisitos de sistemas e descrição arquivística.
• Proteção e acesso: risco de armazenamento, continuidade, confidencialidade, decisões de acesso e pedidos de informação.
• Pessoas: orientação do pessoal, materiais de formação, divulgação e promoção da importância da gestão de documentos e arquivos.

Lista de verificação editorial das funções do Anexo II: Estes rótulos curtos ajudam a verificar cada função numerada no aviso oficial. São resumos, não a redação exata do aviso nem um programa confirmado do teste de domínio.

1. Política de documentos
2. Controlos de classificação e destino
3. Ciclo de vida e preservação digital
4. Captura e análise de retenção
5. Requisitos de sistemas de documentos
6. Descrição arquivística
7. Risco de armazenamento e continuidade
8. Acesso e confidencialidade
9. Pedidos de informação
10. Orientação do pessoal
11. Materiais de formação
12. Divulgação e promoção da importância da gestão de documentos e arquivos

Separe as regras vinculativas das instituições da UE da prática arquivística geral. O Anexo II descreve funções; não nomeia um programa completo de MCQ de domínio.

Duas decisões práticas

Caso 1: ficheiros com retenção mista. Uma transferência contém documentos com prazos de retenção diferentes. Preserve o contexto original, identifique a classificação aprovada e a regra de retenção para cada série, registe a decisão e evite a eliminação prematura. Isto liga a política de documentos, a captura e o controlo de destino.

Caso 2: um pedido de acesso que contém dados pessoais. Um requerente pede um ficheiro com material divulgável e informações pessoais. Identifique as regras aplicáveis de acesso e proteção de dados, consulte o serviço responsável, documente qualquer ocultação e forneça a resposta lícita. Não divulgue o ficheiro completo nem o recuse automaticamente. Isto liga os pedidos de informação, a confidencialidade e o acesso arquivístico.

Fontes oficiais: página do Domínio 3 do EPSO, Aviso C/2026/4963 e esclarecimento sobre habilitações.

Candidatura, línguas e a prorrogação anunciada

Informação oficial verificada em 2 de novembro de 2026. O EPSO continua a apresentar 11 de novembro de 2026 às 12:00, hora de Bruxelas, como prazo de candidatura. O seu esclarecimento sobre habilitações anuncia uma prorrogação e afirma que a alteração que fixa a nova data será publicada no Jornal Oficial em 9 de novembro de 2026. Essa é a data de publicação anunciada, não o prazo de candidatura substituto. Volte a verificar a página oficial do domínio e a alteração antes de agir. O prazo atualmente publicado para o documento de identidade é também 11 de novembro de 2026 às 12:00; os outros documentos comprovativos devem ser entregues até 11 de março de 2027 às 12:00, hora de Bruxelas. Verifique se a alteração muda algum destes requisitos.

Deve cumprir as condições de elegibilidade até à data de encerramento aplicável: nacionalidade da UE e pleno gozo dos direitos de cidadão, cumprimento das obrigações de serviço militar quando aplicável, os requisitos de idoneidade exigidos para o exercício das funções em causa, a via de habilitações e experiência para o seu domínio, e duas línguas oficiais diferentes da UE. A língua 1 exige pelo menos C1 e a língua 2 pelo menos B2 em cada capacidade solicitada na candidatura. Candidate-se a um único domínio.

Utilize um EU Login associado a um endereço de email que possa manter durante toda a seleção. Preencha e verifique a secção O meu CV antes da submissão: é anexada uma cópia à candidatura no momento da submissão. Verifique a conta de candidato pelo menos a cada três dias de calendário e cumpra os prazos de cada convite. As candidaturas não podem ser alteradas após o prazo de candidatura aplicável.

O anúncio do portal de 29 de outubro do EPSO introduz melhorias no perfil, CV e candidatura a partir de 2 de novembro. Se já submeteu, reabrir, atualizar e ressubmeter antes do prazo de candidatura é opcional. A sua candidatura existente mantém-se válida se a deixar inalterada. Se editar uma candidatura submetida, conclua o processo de ressubmissão e verifique o seu estado.

Construa um dossiê de documentos antes do prazo

• Identidade: carregue o cartão de identidade ou passaporte válido exigido até ao prazo aplicável.
• Habilitação: guarde o diploma, certificado ou declaração de atribuição aceite. Para uma habilitação obtida fora da UE, obtenha a declaração de equivalência exigida junto de uma autoridade competente de um Estado-Membro. Os diplomas do Reino Unido atribuídos até 31 de dezembro de 2020 são aceites sem equivalência; os atribuídos a partir de 1 de janeiro de 2021 exigem essa equivalência. O Anexo III do aviso apresenta exemplos por país; a designação de um diploma, por si só, não demonstra que o seu conteúdo abrange uma área de estudo aceite.
• Duração do programa: o aviso exige prova emitida pela instituição sobre a duração padrão do programa utilizado para a via pós-secundária. Solicite uma carta, certificado ou documento equivalente que mostre essa duração. Para a via do diploma especializado pós-licenciatura, leia o esclarecimento anunciado em conjunto com a alteração futura; não infira que a prova de duração é dispensada.
• Emprego: reúna documentos que abranjam datas, natureza e nível do trabalho e uma descrição detalhada das funções. As regras gerais especificam contratos e/ou primeiro e último recibo de vencimento, com o cabeçalho oficial e o carimbo da entidade empregadora, bem como o nome e a assinatura da pessoa responsável. O título do cargo por si só é insuficiente para demonstrar trabalho relevante.
• Trabalho por conta própria: utilize faturas, encomendas ou outros documentos oficiais que estabeleçam a natureza e o período dos serviços. Faça corresponder cada período às funções ou outras atividades aceites para o seu domínio.
• Cálculo da experiência: o trabalho normal deve ser genuíno, efetivo e remunerado, sujeito às exceções do Anexo I. Registe a data de atribuição da habilitação, as datas de trabalho, as horas semanais e a proporção de tarefas relevantes. O trabalho a tempo parcial conta pro rata. Nos termos do Anexo I, mais de 75% de tarefas relevantes conta a 100%; mais de 50% até 75% conta a 75%; 25% a 50% conta a 50%; abaixo de 25% não conta. Consulte as suas regras específicas para estágios, trabalho voluntário, estudos de doutoramento, licença parental e serviço militar antes de os incluir.

O Júri de Seleção verifica a candidatura face aos documentos comprovativos. Documentos em falta podem tornar as habilitações ou a experiência inelegíveis. Solicite provas atempadamente e siga as instruções de carregamento de documentos do EPSO nas páginas do concurso. O aviso e as suas alterações regem qualquer caso excecional.

Os cinco testes e o papel de cada pontuação

O EUFTE avalia a comunicação escrita. O EPSO fornece a documentação da UE antes do teste e volta a fornecê-la com a tarefa durante o teste. Não é um teste factual de conhecimentos da UE nem um teste de língua. Este aviso não anuncia um MCQ separado de conhecimentos da UE ou competências digitais. Utilize o guia EUFTE para um método de escrita.

Das pontuações dos testes à lista de reserva

1. Conclua todos os testes exigidos. Faltar ou não concluir um teste normalmente põe termo à participação; consulte as regras do aviso para circunstâncias alheias ao seu controlo.
2. O raciocínio é pontuado primeiro para os candidatos que concluíram todos os testes. Ambos os requisitos de aprovação no raciocínio devem ser cumpridos.
3. O MCQ de domínio é pontuado para os candidatos que passam o raciocínio. Os candidatos que atingem 15/30 são classificados pela pontuação de domínio. Atingir 15/30 por si só não garante um lugar.
4. A pontuação do EUFTE e as verificações de elegibilidade prosseguem em paralelo para os candidatos mais bem classificados. Em princípio, esse grupo não é superior a 1,5 vezes o número de candidatos aprovados pretendidos, podendo o Júri de Seleção aumentá-lo em caso de pontuações iguais.
5. Os candidatos elegíveis que passam todos os limiares entram na lista de reserva relevante por ordem de pontuação de domínio até ser atingido o seu objetivo ou esgotado o conjunto de candidatos que reúnem os requisitos. Todos os empatados no último lugar são incluídos. Os nomes publicados são listados por ordem alfabética.

O EPSO comunica os resultados no final do concurso, sujeito às regras de tratamento do aviso. A inclusão numa lista de reserva não garante o recrutamento. As instituições podem subsequentemente selecionar candidatos para entrevistas de recrutamento; estas são separadas dos testes do concurso do EPSO.

Prepare-se para os testes remotos

O aviso prevê testes com supervisão remota. O EPSO anuncia as datas dos testes e os detalhes operacionais na página do concurso e no convite; não trate uma data estimada como confirmada. Conclua todas as verificações de pré-requisitos técnicos até ao respetivo prazo.

• Leia os requisitos técnicos e a política de mesa limpa atuais do EPSO. A orientação atual do TAO utiliza o Proctorio, um computador de secretária ou portátil compatível e um navegador, câmara, microfone e as permissões de instalação necessárias. Um computador gerido pela entidade empregadora pode impedir a instalação.
• Pratique com os testes de amostra oficiais. Prepare-se para as ferramentas no ecrã e o ambiente permitido. A política atual permite um único ecrã e um documento de identidade, e proíbe materiais de escrita, notas, telefones, auscultadores e outras pessoas na sala.
• Utilize as instruções exatas do seu convite para incidentes técnicos. Comunique imediatamente os problemas durante os testes através do canal indicado no convite. Contacte também o EPSO através da sua conta de candidato no prazo de três dias de calendário, contado a partir do dia seguinte ao teste, incluindo esse dia. Descreva o problema em pormenor e anexe provas das tentativas de resolução. Esta notificação ao EPSO é obrigatória mesmo que o prestador dos testes já tenha dado seguimento ao incidente. Não espere pela chegada dos resultados para comunicar uma falha no teste.
• Se uma deficiência ou condição médica afetar a realização dos testes, indique-o na candidatura e siga o procedimento de adaptações razoáveis do EPSO, com os documentos comprovativos solicitados pelo EPSO.

Escolha uma ordem de estudo prática

Verifique primeiro a elegibilidade e reúna os documentos. Estabeleça uma margem de aprovação segura no raciocínio e, depois, dedique a maior parte do tempo de estudo técnico ao domínio escolhido, porque é essa pontuação que classifica os candidatos. Estude e pratique na língua 2, incluindo terminologia profissional. Agende exercícios curtos de EUFTE e um ensaio de configuração técnica. Reveja os erros por conceito em vez de memorizar posições de respostas.

As perguntas de conhecimento de domínio da EPSOHQ são material de preparação original mapeado para as funções típicas e fontes técnicas citadas. Distinguem-se dos exercícios introdutórios de familiarização com as funções do Anexo II. Nem as perguntas nem os tópicos de estudo constituem um banco oficial de perguntas do EPSO ou um programa detalhado publicado pelo EPSO. O centro de formação AST158 mostra os bancos disponíveis por língua e liga aos três guias de domínio.

Fontes oficiais de referência: Aviso C/2026/4963, especialmente as Secções 3–5 e o Anexo I; esclarecimento sobre habilitações; atualização do portal de candidatos; e orientação do EPSO sobre testes. O EPSO lista uma retificação apenas em sueco datada de 16 de outubro de 2026; os candidatos que utilizem essa língua devem ler o aviso corrigido.