EPSO/AST/158/26 Gestión de documentos y archivos: Guía del ámbito 3

Gestión de documentos y archivos: elija el ámbito 3

Verificado el 2 de noviembre de 2026. El ámbito 3 de EPSO/AST/158/26 es un concurso de asistentes AST 3 para la gestión de documentos y archivos. La página del ámbito de EPSO muestra que las candidaturas están abiertas y que se busca seleccionar a 298 candidatos. Solo puede presentarse a un ámbito. El plazo mostrado es el 11 de noviembre de 2026 a las 12:00, hora de Bruselas; EPSO ha anunciado una prórroga; la modificación que fija la nueva fecha debe publicarse el 9 de noviembre de 2026.

Compruebe la vía de elegibilidad en gestión de documentos y archivos

La sección 3.3.3 del anuncio establece dos vías de formación y experiencia: un diploma que acredite al menos dos años de estudios postsecundarios en un ámbito aceptado seguido de al menos tres años de experiencia pertinente, o un diploma de secundaria que dé acceso a estudios postsecundarios seguido de al menos seis años de experiencia pertinente. La experiencia se cuenta después de la decisión final que otorga el diploma habilitante.

La aclaración del 14 de octubre, actualizada el 20 de octubre, también reconoce un título de grado en cualquier ámbito seguido de un diploma en un ámbito aceptado que exija un título de grado previo para la admisión, independientemente de la duración de ese programa posterior. Los tres años de experiencia pertinente deben ser posteriores a la obtención de ese segundo diploma. El tribunal de selección decide la elegibilidad a partir de las titulaciones, fechas, funciones y pruebas exactas.

Los ámbitos de titulación aceptados incluyen ciencias archivísticas o gestión de documentos; ciencias o gestión de la información y la documentación; humanidades digitales; historia; y patrimonio cultural o digital. Los estudios de empresa, administración u organización, derecho, lingüística o literatura, relaciones internacionales y ciencias sociales pueden ser válidos cuando los estudios incluyan una especialización en uno o varios de esos cinco primeros ámbitos. La experiencia pertinente debe corresponder a una o varias de las funciones de gestión de documentos y archivos del anexo II.

El estudio técnico debe conectar la valoración y la retención autorizada con la captura, la clasificación y el destino final de los documentos; la preservación digital y la verificación de integridad; los metadatos de preservación y los paquetes de transferencia; la organización y descripción archivísticas; los controles de acceso y la confidencialidad; el riesgo de almacenamiento y la recuperación probada; la validación de migraciones; las solicitudes de información; y la orientación al personal. PREMIS, BagIt, EAD y las directrices archivísticas profesionales respaldan estos temas. Las directrices extranjeras sobre documentos públicos pueden ilustrar métodos, pero no sustituyen las normas vinculantes para las instituciones de la UE.

Repase las 12 funciones del anexo II

El anexo II abarca los documentos activos y los archivos históricos. Agrupe sus 12 funciones en cuatro bloques:

• Gobernanza: política de documentos, clasificación, controles del destino final de los documentos y análisis de retención.
• Ciclo de vida: captura, preservación digital, requisitos de sistemas y descripción archivística.
• Protección y acceso: riesgo de almacenamiento, continuidad, confidencialidad, decisiones de acceso y solicitudes de información.
• Personas: orientación al personal, materiales de formación, divulgación y promoción.

Lista de verificación editorial de las funciones del anexo II: Estas etiquetas breves le ayudan a comprobar cada función numerada en el anuncio oficial. Son resúmenes, no la redacción exacta del anuncio ni un temario confirmado de la prueba de ámbito.

1. Política de documentos
2. Controles de clasificación y destino final de los documentos
3. Ciclo de vida y preservación digital
4. Captura y análisis de retención
5. Requisitos de los sistemas de documentos
6. Descripción archivística
7. Riesgo de almacenamiento y continuidad
8. Acceso y confidencialidad
9. Solicitudes de información
10. Orientación al personal
11. Materiales de formación
12. Divulgación y promoción

Distinga las normas vinculantes para las instituciones de la UE de la práctica archivística general. El anexo II describe funciones; no nombra un temario completo de preguntas de opción múltiple del ámbito.

Dos decisiones prácticas

Caso 1: expedientes con retención mixta. Una transferencia contiene documentos con distintos períodos de retención. Preserve el contexto original, identifique la clasificación aprobada y la regla de retención de cada serie, registre la decisión y evite la eliminación prematura. Esto conecta la política de documentos, la captura y el control del destino final de los documentos.

Caso 2: una solicitud de acceso que contiene datos personales. Un solicitante pide un expediente con material divulgable e información personal. Identifique las normas aplicables de acceso y protección de datos, consulte al servicio responsable, documente cualquier ocultación de información y proporcione una respuesta conforme a Derecho. No facilite el expediente completo ni deniegue automáticamente el acceso. Esto conecta las solicitudes de información, la confidencialidad y el acceso archivístico.

Fuentes oficiales: página del ámbito 3 de EPSO, Anuncio C/2026/4963 y aclaración sobre la titulación.

Candidatura, lenguas y la prórroga anunciada

Información oficial verificada el 2 de noviembre de 2026. EPSO sigue mostrando el 11 de noviembre de 2026 a las 12:00, hora de Bruselas, como plazo de candidatura. Su aclaración sobre la titulación anuncia una prórroga y señala que la modificación que fija la nueva fecha se publicará en el Diario Oficial el 9 de noviembre de 2026. Esa es la fecha de publicación anunciada, no el nuevo plazo de candidatura. Vuelva a comprobar la página oficial del ámbito y la modificación antes de actuar. El plazo publicado actualmente para el documento de identidad también es el 11 de noviembre de 2026 a las 12:00; los demás documentos justificativos deben presentarse el 11 de marzo de 2027 a las 12:00, hora de Bruselas. Compruebe si la modificación cambia alguno de los dos requisitos.

Debe cumplir las condiciones de elegibilidad en la fecha de cierre aplicable: nacionalidad de la UE y pleno ejercicio de los derechos de ciudadanía, cumplimiento de las obligaciones de servicio militar cuando proceda, las garantías de moralidad requeridas para el ejercicio de las funciones, la vía de formación y experiencia de su ámbito, y dos lenguas oficiales distintas de la UE. La lengua 1 exige al menos C1 y la lengua 2 al menos B2 en cada capacidad solicitada en la candidatura. Presente su candidatura a un solo ámbito.

Utilice un EU Login vinculado a una dirección de correo electrónico que pueda conservar durante toda la selección. Complete y revise la sección Mi CV antes del envío: al presentar la candidatura se adjunta una instantánea. Consulte la cuenta de candidato al menos cada tres días naturales y respete los plazos de cada invitación. Las candidaturas no pueden modificarse después del plazo de candidatura aplicable.

El anuncio del portal del 29 de octubre de EPSO introduce mejoras en el perfil, el CV y la candidatura a partir del 2 de noviembre. Si ya ha presentado su candidatura, reabrirla, actualizarla y volver a enviarla antes del plazo de candidatura es opcional. Su candidatura existente sigue siendo válida si no la modifica. Si edita una candidatura presentada, complete el proceso de reenvío y compruebe su estado.

Prepare un expediente de documentos antes del plazo

• Identidad: cargue el documento de identidad o pasaporte válido exigido antes del plazo aplicable.
• Titulación: conserve el diploma, certificado o declaración de obtención aceptada. Para una titulación expedida fuera de la UE, obtenga la declaración de equivalencia exigida de una autoridad competente de un Estado miembro. Los diplomas del Reino Unido obtenidos hasta el 31 de diciembre de 2020 se aceptan sin equivalencia; los obtenidos a partir del 1 de enero de 2021 sí la requieren. El anexo III del anuncio ofrece ejemplos por país; la denominación de una titulación no demuestra por sí sola que su contenido abarque una de las áreas de estudio admitidas.
• Duración del programa: el anuncio exige una prueba emitida por la institución sobre la duración estándar del programa utilizado para la vía postsecundaria. Solicite una carta, certificado o documento equivalente que muestre esa duración. Para la vía de la titulación posterior al grado que exige un grado previo para acceder a los estudios, lea la aclaración anunciada junto con la próxima modificación; no deduzca que se exime la prueba de duración.
• Empleo: reúna documentos que cubran las fechas, la naturaleza y el nivel del trabajo y una descripción detallada de las funciones. Las normas generales especifican contratos y/o primeras y últimas nóminas, con el membrete y el sello oficiales del empleador, así como el nombre y la firma de la persona responsable. El puesto por sí solo no basta para demostrar el trabajo pertinente.
• Trabajo por cuenta propia: utilice facturas, pedidos u otros documentos oficiales que acrediten la naturaleza y el período de los servicios. Relacione cada período con las funciones u otras actividades aceptadas para su ámbito.
• Cálculo de la experiencia: como regla general, la actividad profesional debe ser real, efectiva y remunerada, con las excepciones previstas en el anexo I. Registre la fecha de obtención de la titulación, las fechas de trabajo, las horas semanales y la proporción de tareas pertinentes. El trabajo a tiempo parcial cuenta de forma proporcional. Según el anexo I, más del 75% de tareas pertinentes cuenta al 100%; más del 50% hasta el 75% cuenta al 75%; del 25% al 50% cuenta al 50%; por debajo del 25% no cuenta. Consulte sus normas específicas para prácticas, trabajo voluntario, estudios de doctorado, permiso parental y servicio militar antes de incluirlos.

El tribunal de selección comprueba la candidatura con los documentos justificativos. La falta de documentos puede hacer que las titulaciones o la experiencia no sean elegibles. Solicite las pruebas con antelación y siga las instrucciones de carga de documentos de EPSO en las páginas del concurso. El anuncio y sus modificaciones rigen cualquier caso excepcional.

Las cinco pruebas y el papel de cada puntuación

El EUFTE evalúa la comunicación escrita. EPSO facilita la documentación de la UE antes de la prueba y la vuelve a proporcionar con la tarea durante la prueba. No es una prueba de conocimientos fácticos sobre la UE ni una prueba de idiomas. Este anuncio no anuncia una prueba de opción múltiple separada de conocimientos sobre la UE ni de competencias digitales. Utilice la guía del EUFTE para un método de redacción.

De las puntuaciones de las pruebas a la lista de reserva

1. Complete todas las pruebas exigidas. No presentarse o no completar una prueba normalmente pone fin a la participación; consulte las normas del anuncio para circunstancias ajenas a su control.
2. El razonamiento se puntúa primero para los candidatos que completaron todas las pruebas. Deben cumplirse ambos requisitos de aprobado de razonamiento.
3. La prueba de opción múltiple del ámbito se puntúa para los candidatos que aprueban el razonamiento. Los candidatos que alcanzan 15/30 se clasifican por la puntuación del ámbito. Alcanzar 15/30 no garantiza por sí solo una plaza.
4. La puntuación del EUFTE y las comprobaciones de elegibilidad se realizan en paralelo para los candidatos mejor clasificados. En principio, ese grupo no es superior a 1,5 veces el número de candidatos que se pretende seleccionar, pudiendo el tribunal de selección ampliarlo por empates.
5. Los candidatos elegibles que superan todos los umbrales entran en la lista de reserva correspondiente por orden de puntuación del ámbito hasta alcanzar su objetivo o agotarse el grupo de candidatos que cumplen los requisitos. Se incluye a todos los empatados en el último puesto. Los nombres publicados se ordenan alfabéticamente.

EPSO comunica los resultados al final del concurso, con sujeción a las normas de tratamiento del anuncio. La inclusión en una lista de reserva no garantiza la contratación. Las instituciones pueden preseleccionar posteriormente a candidatos para entrevistas de contratación; estas son independientes de las pruebas del concurso de EPSO.

Prepárese para las pruebas a distancia

El anuncio prevé pruebas supervisadas a distancia. EPSO anuncia las fechas de las pruebas y los detalles operativos en la página del concurso y en la invitación; no considere confirmada una fecha estimada. Complete todas las comprobaciones de requisitos técnicos previos en su plazo.

• Lea los requisitos técnicos y la política de mesa limpia vigentes de EPSO. Las directrices actuales de TAO utilizan Proctorio, un ordenador de sobremesa o portátil compatible y un navegador, cámara, micrófono y los permisos de instalación necesarios. Un ordenador gestionado por la empresa puede impedir la instalación.
• Practique con las pruebas de muestra oficiales. Prepárese para las herramientas en pantalla y el entorno permitido. La política actual permite una sola pantalla y un documento de identidad, y prohíbe material de escritura, notas, teléfonos, auriculares y otras personas en la sala.
• Siga las instrucciones exactas de su invitación para incidentes técnicos. Comunique los problemas durante las pruebas de inmediato por el canal especificado en su invitación. Además, contacte con EPSO a través de su cuenta de candidato en un plazo de tres días naturales, contado desde el día siguiente al de la prueba e incluyendo ese día. Describa el problema detalladamente y adjunte pruebas de sus intentos de resolverlo. Esta notificación a EPSO es obligatoria aunque el proveedor de las pruebas ya haya realizado un seguimiento. No espere a recibir los resultados para informar de un fallo durante la prueba.
• Si una discapacidad o condición médica afecta a la realización de la prueba, indíquelo en la candidatura y siga el procedimiento de ajustes razonables de EPSO, con las pruebas justificativas que solicite.

Elija un orden de estudio práctico

Compruebe primero la elegibilidad y reúna los documentos. Establezca un margen de aprobado seguro en razonamiento y dedique después la mayor parte del tiempo de estudio técnico a su ámbito elegido, porque esa puntuación clasifica a los candidatos. Estudie y practique en la lengua 2, incluida la terminología profesional. Programe ejercicios breves de EUFTE y un ensayo de configuración técnica. Revise los errores por concepto en lugar de memorizar posiciones de respuesta.

Las preguntas de conocimiento del ámbito de EPSOHQ son material de preparación original vinculado a las funciones típicas y a fuentes técnicas citadas. Son distintas de los ejercicios introductorios de familiarización con las funciones del anexo II. Ni las preguntas ni los temas de estudio constituyen un banco oficial de preguntas de EPSO ni un temario detallado publicado por EPSO. El centro de formación AST158 muestra los bancos disponibles por lengua y enlaces a las tres guías de ámbito.

Fuentes de referencia: Anuncio C/2026/4963, en particular las secciones 3–5 y el anexo I; aclaración sobre la titulación; actualización del portal del candidato; y directrices de pruebas de EPSO. EPSO enumera una corrección de errores solo en sueco fechada el 16 de octubre de 2026; los candidatos que utilicen esa lengua deben leer el anuncio corregido.