EPSO/AST/158/26 Aktenführung und Archivwesen: Leitfaden für Fachgebiet 3

Schriftgut- und Archivverwaltung: Wählen Sie Fachgebiet 3

Geprüft am 2. November 2026. Fachgebiet 3 von EPSO/AST/158/26 ist ein Auswahlverfahren für Assistenten der Besoldungsgruppe AST 3 für Schriftgut- und Archivverwaltung. Die EPSO-Seite zum Fachgebiet zeigt, dass Bewerbungen offen sind und 298 erfolgreiche Kandidaten gesucht werden. Sie können sich nur für ein Fachgebiet bewerben. Die angezeigte Frist ist der 11. November 2026 um 12:00 Uhr Brüsseler Zeit; EPSO hat eine Verlängerung angekündigt; die Änderung, die das neue Datum angibt, soll am 9. November 2026 veröffentlicht werden.

Prüfen Sie die Zulassungsvoraussetzungen für Schriftgut- und Archivverwaltung

Abschnitt 3.3.3 der Bekanntmachung nennt zwei Bildungs- und Erfahrungswege: ein Abschlusszeugnis über ein mindestens zweijähriges postsekundäres Studium in einem anerkannten Bereich, gefolgt von mindestens drei Jahren einschlägiger Erfahrung, oder ein Sekundarschulabschluss, der den Zugang zu einem postsekundären Studium ermöglicht, gefolgt von mindestens sechs Jahren einschlägiger Erfahrung. Die Berufserfahrung wird ab der endgültigen Entscheidung über die Zuerkennung des zur Zulassung berechtigenden Abschlusses angerechnet.

Die Klarstellung vom 14. Oktober, aktualisiert am 20. Oktober, erkennt außerdem einen Bachelor-Abschluss in einem beliebigen Fach an, gefolgt von einem Diplom in einem anerkannten Bereich, das für die Zulassung einen vorherigen Bachelor-Abschluss voraussetzt, unabhängig von der Dauer dieses späteren Programms. Die drei Jahre einschlägiger Berufserfahrung müssen nach dem Erwerb dieses späteren Abschlusses liegen. Der Auswahlausschuss entscheidet über die Zulassung anhand der genauen Qualifikationen, Daten, Aufgaben und Nachweise.

Anerkannte Qualifikationsbereiche umfassen Archivwissenschaften oder Schriftgutverwaltung; Informations- und Dokumentationswissenschaft oder -management; digitale Geisteswissenschaften; Geschichte; sowie kulturelles oder digitales Erbe. Betriebswirtschaft, Verwaltung oder Organisationsstudien, Recht, Linguistik oder Literatur, internationale Beziehungen und Sozialwissenschaften können qualifizieren, wenn die Studien eine Spezialisierung in einem oder mehreren der ersten fünf Bereiche umfassen. Die einschlägige Erfahrung muss einer oder mehreren der Aufgaben der Schriftgut- und Archivverwaltung in Anhang II entsprechen.

Die fachliche Vorbereitung sollte die archivische Bewertung und die festgelegten Aufbewahrungsfristen mit der Erfassung, Klassifizierung und Aussonderung von Schriftgut verbinden; digitale Langzeitarchivierung und Fixität; Erhaltungsmetadaten und Transferpakete; archivische Ordnung und Erschließung; Zugriffskontrollen und Vertraulichkeit; Speicherrisiken und getestete Wiederherstellung; Migrationsvalidierung; Informationsanfragen; und Mitarbeiteranleitung. PREMIS, BagIt, EAD und professionelle Archivrichtlinien unterstützen diese Themen. Ausländische Richtlinien für öffentliche Unterlagen können Methoden veranschaulichen, ersetzen jedoch nicht die für EU-Organe verbindlichen Vorschriften.

Ordnen Sie die 12 Aufgaben aus Anhang II zu

Anhang II umfasst aktive Unterlagen und historische Archive. Gruppieren Sie seine 12 Aufgaben in vier Blöcke:

• Governance: Richtlinie zur Schriftgutverwaltung, Klassifizierung, Aussonderungskontrollen und Aufbewahrungsanalyse.
• Lebenszyklus: Erfassung, digitale Langzeitarchivierung, Systemanforderungen und archivische Erschließung.
• Schutz und Zugang: Speicherrisiko, Kontinuität, Vertraulichkeit, Zugriffsentscheidungen und Informationsanfragen.
• Menschen: Mitarbeiteranleitung, Schulungsmaterialien, Öffentlichkeitsarbeit und Interessenvertretung.

Redaktionelle Checkliste der Aufgaben aus Anhang II: Diese kurzen Bezeichnungen helfen Ihnen, jede nummerierte Aufgabe in der offiziellen Bekanntmachung zu prüfen. Sie sind Zusammenfassungen, nicht der genaue Wortlaut der Bekanntmachung oder ein bestätigter Lehrplan für den fachbezogenen Test.

1. Richtlinie zur Schriftgutverwaltung
2. Klassifizierungs- und Aussonderungskontrollen
3. Lebenszyklus und digitale Langzeitarchivierung
4. Erfassung und Aufbewahrungsanalyse
5. Anforderungen an Schriftgutverwaltungssysteme
6. Archivische Erschließung
7. Speicherrisiko und Kontinuität
8. Zugang und Vertraulichkeit
9. Informationsanfragen
10. Mitarbeiteranleitung
11. Schulungsmaterialien
12. Öffentlichkeitsarbeit und Interessenvertretung

Trennen Sie Vorschriften, die EU-Organe binden, von allgemeiner Archivpraxis. Anhang II beschreibt Aufgaben; er nennt keinen vollständigen Lehrplan für den fachbezogenen Multiple-Choice-Test.

Zwei erläuterte Fallbeispiele

Fall 1: Akten mit gemischten Aufbewahrungsfristen. Eine Übertragung enthält Unterlagen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Bewahren Sie den ursprünglichen Kontext, identifizieren Sie die genehmigte Klassifizierungs- und Aufbewahrungsregel für jede Serie, dokumentieren Sie die Entscheidung und verhindern Sie eine vorzeitige Vernichtung. Dies verbindet Richtlinie zur Schriftgutverwaltung, Erfassung und Aussonderungskontrolle.

Fall 2: Eine Zugangsanfrage mit personenbezogenen Daten. Ein Antragsteller fordert eine Akte an, die sowohl offenlegungsfähiges Material als auch personenbezogene Informationen enthält. Identifizieren Sie die maßgeblichen Zugangs- und Datenschutzregeln, konsultieren Sie die zuständige Stelle, dokumentieren Sie etwaige Schwärzungen und geben Sie die rechtmäßige Antwort. Geben Sie weder automatisch die vollständige Akte frei noch lehnen Sie den Antrag automatisch ab. Dies verbindet Informationsanfragen, Vertraulichkeit und archivischen Zugang.

Offizielle Quellen: EPSO-Seite zu Fachgebiet 3, Bekanntmachung C/2026/4963 und Klarstellung zur Bildung.

Bewerbung, Sprachen und die angekündigte Verlängerung

Offizielle Informationen geprüft am 2. November 2026. EPSO zeigt weiterhin den 11. November 2026 um 12:00 Uhr Brüsseler Zeit als Bewerbungsfrist an. Die Klarstellung zur Bildung kündigt eine Verlängerung an und besagt, dass die Änderung, die das neue Datum angibt, am 9. November 2026 im Amtsblatt veröffentlicht wird. Das ist das angekündigte Veröffentlichungsdatum, nicht die Ersatz-Bewerbungsfrist. Überprüfen Sie die offizielle Seite zum Fachgebiet und die Änderung, bevor Sie handeln. Die derzeit veröffentlichte Frist für Identitätsdokumente ist ebenfalls der 11. November 2026 um 12:00 Uhr; die anderen Nachweisdokumente sind bis zum 11. März 2027 um 12:00 Uhr Brüsseler Zeit fällig. Prüfen Sie, ob die Änderung eine der beiden Anforderungen ändert.

Sie müssen die Zulassungsbedingungen bis zum geltenden Bewerbungsschluss erfüllen: EU-Staatsangehörigkeit und volle Bürgerrechte, Einhaltung der Wehrpflicht, sofern anwendbar, die für die betreffenden Aufgaben erforderliche persönliche Integrität, die Bildungs- und Berufserfahrungsvoraussetzungen für Ihr Fachgebiet und zwei verschiedene offizielle EU-Sprachen. Sprache 1 erfordert mindestens C1 und Sprache 2 mindestens B2 in jeder in der Bewerbung geforderten Fähigkeit. Bewerben Sie sich nur für ein Fachgebiet.

Verwenden Sie ein EU-Login, das mit einer E-Mail-Adresse verknüpft ist, die Sie während des gesamten Auswahlverfahrens behalten können. Füllen Sie den Abschnitt Mein Lebenslauf vor der Einreichung aus und prüfen Sie ihn: Bei der Einreichung wird eine Momentaufnahme an die Bewerbung angehängt. Prüfen Sie das Kandidatenkonto mindestens alle drei Kalendertage und beachten Sie die Fristen jeder Einladung. Bewerbungen können nach der geltenden Bewerbungsfrist nicht geändert werden.

Die Portalankündigung vom 29. Oktober von EPSO führt ab dem 2. November Verbesserungen an Profil, Lebenslauf und Bewerbung ein. Wenn Sie bereits eingereicht haben, ist das erneute Öffnen, Aktualisieren und erneute Einreichen vor der Bewerbungsfrist optional. Ihre bestehende Bewerbung bleibt gültig, wenn Sie sie unverändert lassen. Wenn Sie eine eingereichte Bewerbung bearbeiten, schließen Sie den erneuten Einreichungsprozess ab und prüfen Sie dessen Status.

Erstellen Sie eine Dokumentenakte vor der Frist

• Identität: Laden Sie den erforderlichen gültigen Personalausweis oder Reisepass bis zur geltenden Frist hoch.
• Qualifikation: Bewahren Sie das Diplom, das Zertifikat oder die anerkannte Verleihungsbescheinigung auf. Für eine Qualifikation von außerhalb der EU holen Sie die erforderliche Gleichwertigkeitsbescheinigung einer zuständigen Behörde eines Mitgliedstaats ein. Im Vereinigten Königreich bis zum 31. Dezember 2020 erworbene Abschlüsse werden ohne Gleichwertigkeitsbescheinigung anerkannt; für ab dem 1. Januar 2021 erworbene Abschlüsse ist sie erforderlich. Anhang III der Bekanntmachung enthält Länderbeispiele; die Abschlussbezeichnung allein belegt nicht, dass die Studieninhalte einen anerkannten Fachbereich abdecken.
• Studiendauer: Die Bekanntmachung verlangt von der Bildungseinrichtung ausgestellte Nachweise über die Regelstudienzeit des für den postsekundären Zulassungsweg maßgeblichen Studiengangs. Fordern Sie ein Schreiben, ein Zertifikat oder ein gleichwertiges Dokument an, das diese Dauer angibt. Für den Zulassungsweg über einen auf dem Bachelor aufbauenden Fachabschluss lesen Sie die angekündigte Klarstellung zusammen mit der bevorstehenden Änderung; gehen Sie nicht davon aus, dass der Nachweis der Dauer entfällt.
• Beschäftigung: Sammeln Sie Nachweise über Beginn und Ende der Beschäftigung sowie Art und Niveau der Tätigkeit mit einer detaillierten Aufgabenbeschreibung. Die allgemeinen Regeln sehen Verträge und/oder erste und letzte Gehaltsabrechnungen mit offiziellem Briefkopf und Stempel des Arbeitgebers sowie Namen und Unterschrift der verantwortlichen Person vor. Die Berufsbezeichnung allein reicht nicht aus, um einschlägige Arbeit nachzuweisen.
• Selbstständigkeit: Verwenden Sie Rechnungen, Aufträge oder andere offizielle Dokumente, die Art und Zeitraum der Dienstleistungen belegen. Ordnen Sie jeden Zeitraum den Aufgaben oder anderen anerkannten Tätigkeiten für Ihr Fachgebiet zu.
• Erfahrungsberechnung: Berufserfahrung muss auf einer tatsächlichen und effektiven, vergüteten Tätigkeit beruhen; dabei gelten die besonderen Regeln und Ausnahmen in Anhang I. Notieren Sie das Datum der Qualifikationsverleihung, die Beschäftigungszeiträume, die Wochenstunden und den Anteil einschlägiger Aufgaben. Teilzeitarbeit zählt anteilig. Nach Anhang I zählen mehr als 75 % einschlägige Aufgaben zu 100 %; mehr als 50 % bis 75 % zählen zu 75 %; 25 % bis 50 % zählen zu 50 %; unter 25 % zählen nicht. Konsultieren Sie die spezifischen Regeln für Praktika, Freiwilligenarbeit, Doktoratsstudium, Elternurlaub und Militärdienst, bevor Sie diese einbeziehen.

Der Auswahlausschuss prüft die Bewerbung anhand der Nachweisdokumente. Fehlende Nachweise können dazu führen, dass Qualifikationen oder Berufserfahrung nicht anerkannt werden. Fordern Sie Nachweise frühzeitig an und befolgen Sie EPSOs Anweisungen zum Hochladen von Dokumenten auf den Seiten des Auswahlverfahrens. Die Bekanntmachung und ihre Änderungen regeln jeden Ausnahmefall.

Die fünf Tests und ihre jeweilige Wertung

Der EUFTE bewertet die schriftliche Kommunikation. EPSO stellt die EU-Dokumentation vor dem Test bereit und stellt sie während des Tests erneut mit der Aufgabe zur Verfügung. Der EUFTE ist weder ein Test des Faktenwissens über die EU noch ein Sprachtest. Diese Bekanntmachung kündigt keinen separaten MCQ zu EU-Kenntnissen oder digitalen Fähigkeiten an. Verwenden Sie den EUFTE-Leitfaden für eine Schreibmethode.

Von den Testergebnissen zur Reserve-Liste

1. Absolvieren Sie jeden erforderlichen Test. Das Fehlen oder Nichtabsolvieren eines Tests beendet normalerweise die Teilnahme; konsultieren Sie die Regeln der Bekanntmachung für Umstände außerhalb Ihrer Kontrolle.
2. Zuerst werden die Tests zum logischen Denken der Kandidaten bewertet, die alle erforderlichen Tests abgeschlossen haben. Dabei müssen sowohl die Bestehensgrenze für sprachliches Denken als auch die gemeinsame Bestehensgrenze für numerisches und abstraktes Denken erreicht werden.
3. Der fachbezogene Multiple-Choice-Test wird für Kandidaten bewertet, die die Tests zum logischen Denken bestanden haben. Kandidaten, die 15/30 erreichen, werden nach ihrer Punktzahl im fachbezogenen Test gereiht. Das bloße Erreichen von 15/30 sichert keinen Platz.
4. Die EUFTE-Bewertung und die Zulassungsprüfungen laufen parallel für die am höchsten gereihten Kandidaten. Grundsätzlich ist diese Gruppe nicht größer als das 1,5-Fache der Anzahl der gesuchten erfolgreichen Kandidaten, wobei der Auswahlausschuss sie bei gleichen Punktzahlen erhöhen kann.
5. Kandidaten, die die Zulassungsvoraussetzungen erfüllen und alle erforderlichen Mindestpunktzahlen erreichen, gelangen in der Reihenfolge ihrer Punktzahl im fachbezogenen Test auf die entsprechende Reserve-Liste, bis die angestrebte Zahl erreicht ist oder keine weiteren Kandidaten diese Voraussetzungen erfüllen. Alle, die den letzten Platz teilen, werden einbezogen. Die veröffentlichten Namen werden alphabetisch aufgeführt.

EPSO teilt die Ergebnisse am Ende des Auswahlverfahrens mit, vorbehaltlich der Verarbeitungsregeln der Bekanntmachung. Die Aufnahme in eine Reserve-Liste garantiert keine Einstellung. Die Organe können anschließend Kandidaten für Einstellungsgespräche in die engere Wahl ziehen; diese sind von den Tests des EPSO-Auswahlverfahrens getrennt.

Bereiten Sie sich auf Fernprüfungen vor

Die Bekanntmachung sieht fernüberwachte Tests vor. EPSO kündigt Testtermine und organisatorische Einzelheiten auf der Seite des Auswahlverfahrens und in der Einladung an; betrachten Sie ein geschätztes Datum nicht als bestätigt. Erledigen Sie jede technische Voraussetzungsprüfung bis zu ihrer Frist.

• Lesen Sie die aktuellen technischen Anforderungen und die Clean-Desk-Richtlinie von EPSO. Die aktuelle TAO-Anleitung verwendet Proctorio, einen kompatiblen Desktop oder Laptop und Browser, Kamera, Mikrofon und die erforderlichen Installationsberechtigungen. Bei einem vom Arbeitgeber verwalteten Computer können die erforderlichen Installationsberechtigungen fehlen.
• Üben Sie mit den offiziellen Beispieltests. Bereiten Sie sich auf Bildschirmwerkzeuge und die zulässige Umgebung vor. Die aktuelle Richtlinie erlaubt einen einzigen Bildschirm und ein Identitätsdokument und verbietet Schreibmaterial, Notizen, Telefone, Kopfhörer und andere Personen im Raum.
• Befolgen Sie bei technischen Zwischenfällen die genauen Anweisungen in Ihrer Einladung. Melden Sie Testprobleme sofort über den in Ihrer Einladung angegebenen Kanal. Kontaktieren Sie außerdem EPSO über Ihr Bewerberkonto innerhalb von drei Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach dem Test einschließlich dieses Tages. Beschreiben Sie das Problem ausführlich und fügen Sie Nachweise Ihrer Lösungsversuche bei. Diese Meldung an EPSO ist auch erforderlich, wenn der Testanbieter bereits reagiert hat. Warten Sie nicht bis zum Eintreffen der Ergebnisse, um einen Testfehler zu melden.
• Wenn eine Behinderung oder eine Erkrankung die Testdurchführung beeinträchtigt, geben Sie dies in der Bewerbung an und befolgen Sie EPSOs Verfahren für angemessene Vorkehrungen mit den angeforderten Nachweisen.

Wählen Sie eine praktische Lernreihenfolge

Prüfen Sie zuerst die Zulassungsvoraussetzungen und sammeln Sie Dokumente. Erarbeiten Sie sich bei den Tests zum logischen Denken einen sicheren Abstand zur Bestehensgrenze und verwenden Sie dann die meiste fachliche Lernzeit für Ihr gewähltes Fachgebiet, da die dort erreichte Punktzahl die Rangfolge der Kandidaten bestimmt. Lernen und üben Sie in Sprache 2, einschließlich Fachterminologie. Planen Sie kurze EUFTE-Übungen und eine technische Einrichtungsprobe ein. Überprüfen Sie Fehler nach Konzepten statt durch Auswendiglernen von Antwortpositionen.

Die Fachwissensfragen von EPSOHQ sind eigens erstelltes Vorbereitungsmaterial, das auf die typischen Aufgaben abgestimmt ist und technische Quellen zitiert. Sie unterscheiden sich von den einführenden Übungen zur Vertrautheit mit den Aufgaben aus Anhang II. Weder die Fragen noch die Studienthemen sind eine offizielle Fragendatenbank von EPSO oder ein veröffentlichter detaillierter EPSO-Lehrplan. Der AST158-Trainingshub zeigt die verfügbaren sprachspezifischen Fragensammlungen und verlinkt auf alle drei Fachgebietsleitfäden.

Maßgebliche Quellen: Bekanntmachung C/2026/4963, insbesondere Abschnitte 3–5 und Anhang I; Klarstellung zur Bildung; Aktualisierung des Kandidatenportals; und EPSO-Testanleitung. EPSO führt ein nur auf Schwedisch verfügbares Corrigendum vom 16. Oktober 2026 auf; Kandidaten, die diese Sprache verwenden, sollten die korrigierte Bekanntmachung lesen.