KI-Entwurf: Sie prüfen Fakten, Ton und Übereinstimmung mit dem Mandat
Bevor Sie eine von KI entworfene offizielle Nachricht versenden, prüfen Sie Fakten, Ton, Vertraulichkeit, personenbezogene Daten und die Übereinstimmung mit dem Mandat; gehen Sie niemals davon aus, dass eine KI-Ausgabe bereits genehmigt ist.
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Wenn Sie KI zum Entwerfen einer offiziellen Nachricht verwenden, ist das Werkzeug lediglich ein Ausgangspunkt. Sie bleiben für jedes Wort, das Ihr Postfach verlässt, vollständig verantwortlich. Anders als ein menschlicher Kollege, der möglicherweise auf ein sensibles Detail hinweisen würde, besitzt KI kein Bewusstsein für Kontext, politische Vorgaben oder rechtliche Grenzen. Sie könnte beispielsweise eine vollkommen höfliche Antwort erstellen, die versehentlich personenbezogene Daten einer Kollegin oder eines Kollegen enthält oder deren Ton für eine förmliche Mitteilung zu ungezwungen wirkt. Ihre Aufgabe besteht darin, solche Unstimmigkeiten vor dem Absenden zu erkennen.
Um häufige Fehler zu vermeiden, gehen Sie bei der Überprüfung eine kurze gedankliche Checkliste durch. Prüfen Sie erstens die Fakten: Enthält der Entwurf Zahlen, Daten oder Namen, die Sie nicht vorgegeben haben? KI kann plausibel klingende Details halluzinieren. Prüfen Sie zweitens den Ton: Lesen Sie die Nachricht laut vor, um festzustellen, ob sie für Ihre Zielgruppe und Ihre Funktion natürlich klingt. Prüfen Sie drittens Vertraulichkeit und personenbezogene Daten: Suchen Sie nach Informationen, die nicht weitergegeben werden dürfen, etwa internen Verweisen oder Angaben, anhand deren Personen identifiziert werden können. Prüfen Sie schließlich die Übereinstimmung mit Ihrem Mandat: Bleibt die Nachricht innerhalb Ihrer Befugnisse und des Zwecks Ihrer Funktion? Wenn der Entwurf eine Zusage enthält, die Sie nicht machen dürfen, formulieren Sie ihn um.
Eine schnelle Methode zur Überprüfung lautet, sich selbst zu fragen: „Wenn diese Nachricht an meine Führungskraft weitergeleitet würde, würde sie sie ohne Änderungen genehmigen?“ Wenn die Antwort nein lautet, müssen Sie sie weiter überarbeiten. Ein weiterer Kniff besteht darin, sich gedanklich vorzustellen, die Empfängerin oder den Empfänger durch eine hochrangige Amtsträgerin bzw. einen hochrangigen Amtsträger oder ein Mitglied der Öffentlichkeit zu ersetzen – wären Ton und Inhalt dann noch angemessen? Dieser Perspektivwechsel deckt häufig verborgene Probleme auf. Denken Sie daran: Verantwortlich ist stets die absendende Person, nicht die KI.
Was sollten Sie tun, bevor Sie eine mithilfe von KI entworfene amtliche Nachricht versenden?
Prüfen Sie Fakten, Ton, Vertraulichkeit, personenbezogene Daten und ob das Ergebnis dem Mandat entspricht.