Rascunho elaborado por AI: verifique os factos, o tom e a conformidade com o mandato

Quando utiliza AI para redigir uma mensagem oficial, a ferramenta é apenas um ponto de partida. Continua a ser plenamente responsável por cada palavra que sai da sua caixa de correio. Ao contrário de um colega humano, que poderia assinalar um pormenor sensível, a AI não tem consciência do contexto, das políticas ou dos limites jurídicos. Por exemplo, pode produzir uma resposta perfeitamente cordial que inclua acidentalmente dados pessoais de um colega ou adote um tom demasiado informal para uma notificação formal. Cabe-lhe detetar essas inadequações antes de clicar em enviar.

Para evitar erros comuns, percorra mentalmente uma breve lista de verificação durante a revisão. Primeiro, verifique os factos: o rascunho contém números, datas ou nomes que não forneceu? A AI pode inventar pormenores que parecem plausíveis. Segundo, verifique o tom: leia a mensagem em voz alta para perceber se soa natural para o seu público e é adequada às suas funções. Terceiro, verifique a confidencialidade e os dados pessoais: procure informações que não devam ser partilhadas, como referências internas ou elementos identificativos. Por último, verifique a conformidade com o mandato: a mensagem mantém-se dentro dos limites da sua autoridade e da finalidade das suas funções? Se o rascunho sugerir um compromisso que não pode assumir, reformule-o.

Uma forma rápida de testar a sua revisão consiste em perguntar a si próprio: «Se esta mensagem fosse reencaminhada para o meu superior hierárquico, seria aprovada sem alterações?» Se a resposta for não, ainda tem trabalho a fazer. Outro método consiste em substituir mentalmente o destinatário por um alto funcionário ou um cidadão — o tom e o conteúdo continuariam a ser adequados? Esta mudança de perspetiva revela frequentemente problemas ocultos. Lembre-se de que a responsabilidade cabe sempre ao remetente, não à AI.