Dateibenennung: einheitlich, aussagekräftig, sortierbar und versioniert

Ein Dateiname ist in einem Büroarbeitsablauf dann sinnvoll, wenn damit jeder die richtige Version finden, sortieren und identifizieren kann, ohne die Datei zu öffnen. Entscheidend ist die Einheitlichkeit: Verwenden Sie jedes Mal dasselbe Muster, beispielsweise zuerst das Datum (JJJJ-MM-TT), dann den Projektcode, anschließend den Inhaltstyp, die Versionsnummer und optional die Initialen des Eigentümers. „2025-03-21_ProjectX_Report_v02_JW.docx“ wird beispielsweise chronologisch sortiert, zeigt den Inhalt an und kennzeichnet die Version eindeutig. Im Gegensatz dazu steht ein Name wie „Report_FINAL.docx“ – er wird alphabetisch unter „R“ einsortiert, enthält keine Datumsangabe und „FINAL“ ist mehrdeutig, weil später möglicherweise eine Version „FINAL_v2“ hinzukommt.

Ein häufiger Prüfungstrick besteht darin, einen Namen anzubieten, der aussagekräftig erscheint, aber die Sortierung beeinträchtigt, beispielsweise „March Report v3“ – Monate werden alphabetisch und nicht chronologisch sortiert, sodass April vor März steht. Eine weitere Falle ist ein Name ohne Versionskennzeichnung wie „ProjectX_Report_JW.docx“ – Sie können nicht erkennen, ob es sich um den ersten Entwurf oder die endgültige Fassung handelt. Um falsche Optionen auszuschließen, prüfen Sie, ob der Name mit einem Datum im Format JJJJ-MM-TT beginnt, eine Versionsnummer enthält, beispielsweise v01 oder v02, und Wörter wie „final“, „draft“ oder „old“ vermeidet, die nicht Teil eines standardisierten Musters sind. Verwendet ein Name „final-final“ oder „latest“, ist er mit ziemlicher Sicherheit falsch, weil er nicht sinnvoll sortierbar ist und zu Verwirrung führt.

Um einen Dateinamen schnell zu prüfen, fragen Sie sich: Würde er in einer Liste mit 50 Dateien korrekt einsortiert? Wenn das Datum nicht am Anfang steht oder die Version fehlt, besteht er den Test nicht. Eine Merkhilfe ist das Akronym „DIVO“ – Datum, Inhalt, Version, Eigentümer –; prüfen Sie, ob jedes Element vorhanden und logisch angeordnet ist. Wenn in einer Frage ein Name wie „Report_v2_2025-03-21.docx“ angegeben wird, beachten Sie, dass das Datum nicht am Anfang steht und die Datei daher nicht nach Datum sortiert wird; dies ist ein eindeutiges Zeichen dafür, dass Sie diese Option ausschließen sollten.