Nomenclatura de ficheiros: coerente, descritiva, ordenável e com controlo de versões

Um nome de ficheiro é útil num fluxo de trabalho de escritório quando permite a qualquer pessoa encontrar, ordenar e identificar a versão correta sem abrir o ficheiro. A chave é a consistência: utilize sempre o mesmo padrão, por exemplo, primeiro a data (AAAA-MM-DD), depois o código do projeto, o tipo de conteúdo, o número da versão e, opcionalmente, as iniciais do responsável. Por exemplo, «2025-03-21_ProjectX_Report_v02_JW.docx» é ordenado cronologicamente, indica o seu conteúdo e identifica claramente a versão. Em contrapartida, um nome como «Report_FINAL.docx» é ordenado alfabeticamente na letra «R», não fornece qualquer informação sobre a data e «FINAL» é ambíguo, porque poderá surgir posteriormente um «FINAL_v2».

Um truque comum nos exames consiste em apresentar um nome que parece descritivo, mas prejudica a ordenação, como «March Report v3» — os meses são ordenados alfabeticamente, não cronologicamente, pelo que abril aparece antes de março. Outra armadilha é um nome sem indicação da versão, como «ProjectX_Report_JW.docx» — não é possível saber se se trata da primeira versão preliminar ou da versão final. Para eliminar as opções erradas, verifique se o nome começa por uma data no formato AAAA-MM-DD, inclui um número de versão (por exemplo, v01, v02) e evita palavras como «final», «draft» ou «old» que não façam parte de um padrão definido. Se um nome utilizar «final-final» ou «latest», é quase certamente incorreto, porque não permite uma ordenação adequada e gera confusão.

Para testar rapidamente um nome de ficheiro, pergunte: ficaria corretamente ordenado numa lista de 50 ficheiros? Se a data não estiver em primeiro lugar ou faltar a versão, o nome não passa no teste. Como auxiliar de memória, pense no acrónimo «DCVO» — Data, Conteúdo, Versão, Responsável — e verifique se cada elemento está presente e segue uma ordem lógica. Se uma pergunta apresentar um nome como «Report_v2_2025-03-21.docx», repare que a data não está em primeiro lugar, pelo que o ficheiro não será ordenado por data; este é um sinal claro de que deve rejeitar essa opção.