Opção predefinida sustentável: eliminar duplicados, conservar registos

A opção predefinida sustentável significa eliminar regularmente a desorganização digital — fotografias duplicadas, rascunhos antigos e relatórios caducados — mas apenas depois de verificar o que tem de ser conservado. Por exemplo, um registo fiscal sujeito a uma regra de conservação de sete anos não é obsoleto, mesmo que tenha uma cópia no ambiente de trabalho e outra na nuvem. O objetivo é eliminar a cópia que não acrescenta valor, não o próprio registo. Guardar todas as versões desperdiça energia em armazenamento e cópias de segurança, mas perder um documento obrigatório viola as regras de conformidade.

Quando vir uma pergunta sobre a redução do impacto ambiental, procure a expressão «plano de conservação» ou «calendário de conservação». Se o cenário mencionar uma ordem de preservação legal ou um requisito de auditoria, não recomende a eliminação do ficheiro original — apenas dos duplicados ou das versões desatualizadas. Faça uma rápida verificação mental: pergunte a si próprio «A eliminação deste ficheiro violaria alguma regra?» Em caso afirmativo, conserve-o; em caso negativo, elimine-o. Outra pista: pense nas caixas de correio eletrónico — eliminar boletins informativos antigos poupa energia nos servidores, mas eliminar um contrato antes do fim do período de conservação é um erro.

Para testar os seus conhecimentos, imagine que tem três cópias da mesma folha de cálculo do ano passado. A política de conservação determina que deve manter uma cópia durante mais dois anos. A ação sustentável consiste em eliminar duas cópias e conservar uma. Este é o critério essencial: conservação com um propósito, não conservação indiscriminada nem eliminação indiscriminada. Memorize-o como «uma cópia, não três».