Impostazione predefinita sostenibile: eliminate i duplicati, conservate i documenti

L'impostazione predefinita sostenibile consiste nell'eliminare regolarmente il disordine digitale — foto duplicate, vecchie bozze, relazioni scadute — ma soltanto dopo aver verificato ciò che deve essere conservato. Ad esempio, un documento fiscale soggetto a un obbligo di conservazione di sette anni non è obsoleto, anche se ne avete una copia sul desktop e un'altra nel cloud. Il principio consiste nell'eliminare la copia che non apporta alcun valore, non il documento stesso. Accumulare ogni versione comporta uno spreco di energia per l'archiviazione e i backup, mentre perdere un documento obbligatorio costituisce una violazione delle norme.

Quando incontrate una domanda sulla riduzione dell'impatto ambientale, cercate l'espressione «piano di conservazione» o «calendario di conservazione». Se lo scenario menziona un blocco legale della cancellazione o un requisito di audit, non raccomandate di eliminare il file originale, ma soltanto i duplicati o le versioni obsolete. Una rapida verifica mentale: chiedetevi «Eliminare questo file comporterebbe la violazione di una norma?». Se sì, conservatelo; se no, eliminatelo. Un altro suggerimento: pensate alle caselle di posta elettronica — eliminare le vecchie newsletter consente di risparmiare l'energia dei server, ma eliminare un contratto prima della scadenza del periodo di conservazione è un errore.

Per mettervi alla prova, immaginate di avere tre copie dello stesso foglio di calcolo dell'anno scorso. La politica di conservazione stabilisce che dovete conservarne una copia per altri due anni. L'azione sostenibile consiste nell'eliminare due copie e conservarne una. Questo è il criterio fondamentale: conservazione mirata, non accumulo indiscriminato né eliminazione indiscriminata. Ricordatelo con la formula «una copia, non tre».